Muchas de las universidades de América Latina se encuentran digitalizadas y han migrado en procesos de firma física a electrónica. Una transformación que además de contribuir a una disminución drástica en el consumo de papel. También, ha optimizado los requisitos jurídicos, facilitado temas tanto administrativos como educativos y superado una serie de retos legales.
Sin ir muy lejos, la Universidad ICESI de Colombia, reconocida como una de las mejores instituciones educativas del país, se ha convertido en referente ambiental por su política de cero papel, que tiene como objetivo digitalizar los procesos.
Proceso de evolución digital
Para encontrar el socio ideal en este proceso, el instituto colombiano de educación superior, creó un comité evaluador conformado por expertos en gestión documental, datos personales y seguridad de la información, quienes evaluaron diferentes herramientas que ofrecieran firma electrónica, además que cumplieran con la normatividad colombiana y optimizarán los tiempos en el envío y devolución de contratos.
Así, decidieron implementar soluciones Adobe y migrar de los principales procesos documentales físicos a 100% digitales, logrando disminuir el 50% del consumo de papel, ahorrar recursos y centralizar firmas de contratos laborales, acuerdos, convenios y becas.
De acuerdo con Valentina Moronta, consultora Adobe Document Cloud en C&S Tecnología “Adobe brindó el acompañamiento necesario para la identificación y comprensión de la necesidad en ICESI sobre el envío masivo de contratos, por lo cual se propuso realizar este proceso por la herramienta GIGA SIGN que permite el envío masivo y flujos de trabajo dentro de Adobe Sign, el seguimiento de los acuerdos, envío de recordatorios, seguridad y todos los aspectos legales que necesitaba la Universidad para posteriormente pasar estos archivos a custodia digital”.
En el desarrollo de esta transformación digital y fortalecimiento de los procesos, se trabajó con la empresa CYS Tecnología (como canal autorizado), que junto a Adobe y la Universidad, crearon una serie de capacitaciones para que todas las áreas responsables de la evolución se unieran a la estrategia. El acompañamiento de ambos fue permanente y oportuno en cada momento de venta y post-venta, realizando varias capacitaciones y brindando soporte técnico de la solución, asegura Leonardo Jaramillo, jefe de gestión documental de ICESI.
El resultado fueron procesos seguros y automatizados de firma electrónica, con mayor control del tipo y cantidad de documentos firmados, y lo más importante, el cumplimiento de la estrategia cero papel que venía trabajando la Universidad desde hace cuatro años con una reducción de impresiones que garantizan desde ahora la sostenibilidad dentro de la institución.