La capacidad de respuesta ante cambios constantes, como la crisis sanitaria global, ha posicionado a la gestión de proyectos como una función estratégica en las organizaciones. Sin embargo, son pocas las empresas que emplean mejores prácticas de proyectos en su día a día. Según el Project Management Institute (PMI), tan solo el 23% de las empresas emplean prácticas estandarizadas de gestión de proyectos en todas sus áreas.
En México, se estima que existen alrededor de seis mil profesionales certificados por el PMI, representando menos del 1% a nivel global. El dato es poco alentador, pues revela que en nuestro país únicamente el 30% de los proyectos que se ponen en marcha son exitosos, según reportes de dicha institución.
En tiempos de incertidumbre, es común que las empresas adopten posturas defensivas para mitigar los riesgos inherentes al cambio, como la reducción de sus portafolios y recortes en sus presupuestos. No obstante, también representa oportunidades para reestructurar sus modelos operativos y volverse más ágiles y resilientes. Esto plantea un dilema a los directivos sobre seguir haciendo lo que les ha funcionado en el pasado o abrazar la innovación. El recién fallecido gurú de la innovación, Clayton Christensen, plantea en su libro The Innovator’s Dilemma que una de las principales causas por las que las grandes empresas fracasan ante la disrupción digital es por hacer las cosas bien, es decir, mantener las mismas prácticas que las llevaron al éxito no garantizará su sobrevivencia en el mercado.
Una nueva realidad
La nueva normalidad empresarial demanda que las organizaciones incursionen en nuevas prácticas de trabajo a distancia y en la utilización de herramientas tecnológicas de gestión y comunicación. La pandemia actual ha sido un parteaguas para replantear los modelos operativos a fin de cumplir con las metas estratégicas y financieras del negocio de la mano de la Transformación Digital.
Ante la incertidumbre, ¿qué deben tener en cuenta los líderes de proyectos? Existen diversos enfoques y técnicas para mitigar los efectos del COVID-19. En el contexto de los proyectos, como medidas de mitigación, las empresas pueden priorizar sus ejes estratégicos en tres grandes vertientes:
1. Agilidad empresarial
La gestión tradicional de proyectos se enfoca en la planificación estructurada de los recursos y fases para el logro de los objetivos. Si bien es un enfoque altamente efectivo para proyectos grandes y complejos, puede carecer de flexibilidad en sus controles y funcionar mejor bajo escenarios predecibles en el mediano y largo plazo. Por ello, los líderes de proyectos deberán estar preparados para evaluar e incorporar los marcos y metodologías de proyectos (robustas y ágiles) que mejor se adapten a sus capacidades y contexto empresarial.
En años recientes, el creciente número de proyectos tecnológicos impulsado por la disrupción digital ha revolucionado las prácticas de proyectos y el término “ágil” se ha convertido en el nuevo manifiesto en la industria del software. Además, la aparición de metodologías ágiles como Scrum, Kanban, Lean y Design Thinking están cambiando la manera de estructurar los proyectos y resuenan fuertemente en las esferas corporativas. En consecuencia, la oferta de certificaciones bajo métodos ágiles se ha diversificado en los últimos años. Desde el 2010, el PMI lanzó su certificación “Agile Certified Practitioner” (PMI-ACP) y otras organismos en Europa (Agile PM²) y Gran Bretaña (PRINCE2 Agile) no se han quedado atrás.
Aunque es claro que existe la necesidad de innovar los enfoques tradicionales de gestión de proyectos, el gran reto será integrar las nuevas metodologías como habilitadores estratégicos para enfrentar constantes amenazas en el entorno.
2. Adopción de nuevas tecnologías
La nueva era digital plantea un cambio de paradigma en las agendas directivas. La rápida proliferación de aplicaciones y el auge de startups a nivel global ha reducido la brecha digital entre los grandes corporativos y las PyMes. Actualmente, se tiene acceso a un gran número de herramientas, tanto open source como privadas, que facilitan la gestión y comunicación de las tareas y los equipos de trabajo.
La nueva normalidad ha cambiado el papel de las TIC como un nuevo aliado para mantener a flote la productividad y comunicación en las empresas. Cabe señalar el caso de la herramienta Zoom, la cual aumentó sus descargas alrededor de 800% desde marzo de este año, superando en valor a Uber y Lyft juntos, según reportes de la agencia SensorTower. A su vez, la aplicación de tecnologías disruptivas como la Inteligencia Artificial (IA), el Blockchain o el Internet de las Cosas (IoT) en el ámbito de los proyectos será fundamental para agilizar la toma de decisiones e impulsar el desempeño del negocio. Finalmente, el uso de aceleradores digitales permitirá reducir los tiempos de planeación y agilizar la asignación de recursos donde más se necesitan. El estudio de KPMG, “Transformación Digital. Disrupción exponencial: ¿por dónde empezar?”, sugiere analizar la disrupción digital desde tres ángulos:
- Tendencias actuales
- Tecnologías emergentes
- Patrones disruptivos
La adopción de tecnologías disruptivas abrirá una amplia gama de oportunidades para las empresas y profesionistas. Gartner proyecta que, en 2019, alrededor del 60% de las empresas en Estados Unidos han desplegado proyectos de Inteligencia Artificial y el promedio de proyectos en sus carteras podría duplicarse durante el próximo año. Algunos beneficios que la IA puede ofrecer a los proyectos son la aplicación de sistemas basados en conocimiento (knowledge-based systems) para apoyar en el aprendizaje humano y toma de decisiones, reducir los tiempos de entrega y, en última instancia, mejorar la experiencia de los clientes. Jim Hare, Vicepresidente de Gartner, sugiere la implantación de Centros de Excelencia de IA para asegurar la creciente demanda de proyectos y preparar a las generaciones del futuro.
3. Desarrollo de talento
Alrededor del mundo, diversos estudios señalan que existe una escasez de profesionales calificados para la gestión de proyectos. Si bien cada vez es mayor el número de personas que se certifican cada año, como hemos señalado, el cambio y la disrupción digital demandarán nuevas capacidades en la materia.
En el futuro, el rol de los gerentes de proyectos adquirirá mayor relevancia, al ser también impulsores del cambio y la innovación. A medida que las empresas promuevan el desarrollo de habilidades técnicas y de liderazgo, será más rápida la adopción de metodologías ágiles que les permitan afrontar el cambio y la incertidumbre. Otro aspecto a tener en cuenta es promover una cultura empresarial con apertura al cambio y nuevas ideas. Las empresas que mejor se adapten al futuro demandarán nuevos enfoques de gestión y adopción de técnicas ágiles como parte de su cultura.
En definitiva, las mejores prácticas del pasado no serán las mismas que en el futuro. Los líderes de proyecto deberán estar preparados ante al cambio y la disrupción, a fin de desempeñar un papel de coaches en la introducción de nuevas metodologías. Sin una estrategia clara que combine el trinomio “personas, procesos y tecnología”, se corre el riesgo de caer en la ceguera y exceso de confianza empresarial.
En un mundo cada vez más volátil y complejo, el éxito dependerá de la capacidad de respuesta ante la crisis y de aprender de los errores para reorganizar los recursos. Al final del camino, como cita Jeff Sutherland, fundador de Scrum, “aquellos que aprendan a liderar las metodologías ágiles en una gama más amplia de funciones, acelerarán su crecimiento rentable” y la gestión de proyectos no es la excepción.