Esta vez les queremos contar la historia de cómo creamos NUMB3Reader. Suena y se lee raro, pero tal nombre es el producto de muchos intentos por bautizar una herramienta que sirve para que los tomadores de decisiones financieras en el gobierno puedan conocer el estado del ejercicio en línea, de forma ordenada y desde todos los componentes de la clave presupuestal. De ahí que sea un lector de números, pero unos que representan pesos públicos para la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía.
En 2012, trabajando para la Secretaría de Salud, en la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, teníamos entre nuestras responsabilidades la generación de diversos reportes del estado del ejercicio, los cuales nos eran solicitados todo el tiempo y con prisa para la toma de decisiones.
Como en otras entidades públicas, el presupuesto en la Secretaría de Salud es controlado a través de la clave presupuestal, la cual se integra a partir de diferentes segmentos que se combinan entre sí, formando una estructura que sirve como ADN o identificador único para darle trazabilidad a todas las operaciones que se realizan durante el ejercicio de los recursos.
Mediante esta clave se puede saber a qué año, dependencia o entidad, programa presupuestario, capítulo, concepto y partida de gasto, entre otras cosas, corresponde uno o varios pesos públicos.
Tal requerimiento nos abrió los ojos a la necesidad de eficientar la generación de dichos reportes, ya que, según su complejidad, podían llegar a tomarnos varias horas, días o semanas, esto sin contar las veces que teníamos que corregir algo o, en su caso, generar nuevas versiones agrupadas o filtradas de diferentes formas.
Así surgió la idea de innovar y poder llevar a cabo estos reportes con ayuda de una aplicación que funcionara en tablets, en específico iPad, cuyo uso en ese momento era limitado, pues apenas cinco años antes Steve Jobs había hecho el lanzamiento del iPhone y tres años después, en enero de 2010, el iPad empezó a comercializarse.
El reto era muy interesante: por un lado, tenía las fortalezas de poder utilizar la clave presupuestal y combinarla con la oportunidad de manejo que los dispositivos móviles ofrecen, pero su uso y la programación en IOS era reciente y escasa.
Fue en dichas circunstancias como, combinando nuestros conocimientos, iniciamos los primeros prototipos y esquemas de lo que deseábamos que la aplicación resolviera, teniendo siempre claro que la información debería tener, al menos, las siguientes características:
- Ser confiable
- Estar actualizada
- Poder consultarse por diferentes elementos de la clave presupuestal
- Exportarse
- Utilizarse en línea, con o sin conexión a internet
La herramienta en su etapa inicial
En la primera versión, la información sólo se podía obtener a partir de cuatro segmentos de la clave presupuestal: por capítulo, concepto, unidad y programa. Se tomaba diariamente de las bases de datos del SICOP y del MAP, las cuales se encontraban construidas con este mismo ADN de la clave presupuestal. Tal esfuerzo era un comienzo, pero resultaba insuficiente.
Primera versión en la Secretaría de Salud con cuatro tipos de agrupaciones
Para mejorar, considerando los diferentes reportes que nos solicitaban, decidimos incorporar el binomio Filtro-Agrupación que nos permitiría, de una manera muy poderosa, construir cualquier reporte, debido a que los filtros nos ayudaban a responder “qué información requieres” y la agrupación con la pregunta “cómo quieres presentar la información”.
Antes del desarrollo de la aplicación, acudíamos a las reuniones apoyados por diversas carpetas que contenían documentos impresos y la información presupuestal de toda la Secretaría, con diferentes acomodos y actualizada de manera semanal. Luego de algunas revisiones, varios minutos y a veces algunas imprecisiones, nos permitían dar una respuesta más o menos confiable.
Después, para probar la aplicación acudíamos acompañados de las carpetas, pero llevábamos también la tablet para ir cruzando información entre aquella en forma física y la electrónica contenida en la app.
Poco a poco y como parte de la evolución de la herramienta, la carpeta se fue quedando en la oficina y la app se convertiría en el único instrumento que utilizaríamos, en adelante, para llevar a cabo el control presupuestal de la dependencia.
Fue así como, de una forma sencilla, oportuna y al alcance de la mano, lo que antes nos tomaba mucho tiempo, según su complejidad, ahora podíamos resolverlo en cuestión de segundos; ya era posible consultar todo el presupuesto de la Secretaría y generar desde reportes generales hasta aquellos tan específicos, como la decisión a tomar lo requiriera.
El capítulo de las grandes mejoras
Poco a poco, fuimos incorporando mayores funcionalidades que permitían responder a nuevas necesidades de los usuarios, tales como generación de gráficas, exportación a archivos Excel y PDF, envío de correo electrónico y descarga de la base de datos para poder utilizar la aplicación sin conexión, aprovechando al máximo las ventajas del dispositivo móvil y considerando aspectos touch que hicieran posible consultar la información de manera más sencilla.
Para mejorar su apariencia y utilidad, en 2014 tuvimos una sesión con ingenieros de Apple, quienes nos ayudaron a pulirla.
Versión de la Secretaría de Salud que incorporaba todos los elementos de la clave presupuestal
Mejoras con todos los elementos de la clave presupuestal
En la Secretaría de Salud, esta aplicación contribuyó a que, durante tres años, llegáramos a la meta de 98.8% del ejercicio presupuestal, en una dependencia en la que cada peso que deja de ejercerse es un peso que deja de contribuir a la salud de los mexicanos.
Es valioso recordar que, como funcionarios, tenemos un doble compromiso con el uso de los recursos presupuestarios: ejercerlos en forma eficaz y eficiente, y aplicarlos exclusivamente a las necesidades de los mexicanos, ya que son generados con cargo al pago de los impuestos que todos generamos.
Para que la aplicación no perdiera vigencia, previmos que pudiera configurarse totalmente, es decir, que a través de servicios web y administración de bases de datos fuera posible incluir nuevos elementos de la clave presupuestal. En caso de que ésta, como ha llegado a ocurrir, se modifique, tal capacidad de configuración también hace posible que en poco tiempo podamos incorporar a la app el presupuesto de cualquier dependencia o entidad.
Llega el Observatorio Móvil
Al ingresar al Instituto Nacional Electoral (INE), decidimos configurarla a sus necesidades, tarea que cubrió aproximadamente un mes y medio. En el INE, la aplicación ha tomado el nombre de Observatorio Móvil, ya que se encuentra dentro de la estrategia de Observatorios que permitan transparentar y agilizar el ejercicio de los recursos.
Reporte del Observatorio Móvil del INE
Gráfica circular del observatorio móvil
A la fecha, mediante el otorgamiento de una licencia gratuita y perpetua, contribuimos a que, en el INE, el Consejero Presidente, el Secretario Ejecutivo, todos los miembros de la Junta General Ejecutiva y los Vocales Ejecutivos de las Entidades Federativas de nuestro país tengan esta aplicación en sus manos, lo que les facilita llevar a cabo el seguimiento del presupuesto en esta institución.
Nuestro deseo es que esta aplicación pueda utilizarse en todas las dependencias, tanto a nivel federal como estatal, apoyando las labores del personal que toma decisiones, así como del personal operativo, ya que es una herramienta innovadora que, por un lado, consolida el trabajo cocreativo del conocimiento presupuestal y, por el otro, el relacionado con el desarrollo de software.
En coautoría con:
Felipe Morales Torres
Ingeniero en computación por la UNAM, Maestro en Ciencias de la Computación por el Tecnológico de Monterrey y Project Manager certificado por el Project Manager Institute. Actualmente se encuentra en el área de Tecnologías de Información Administrativa de la Dirección Ejecutiva de Administración del INE, en donde ha impulsado proyectos de innovación y tecnología. También colaboró en la Secretaría de Salud Federal como Director de Información Financiera.