En todos los ámbitos de la naturaleza y las organizaciones, el cambio es una necesidad y una consecuencia al mismo tiempo, conforme el conocimiento y la tecnología se actualizan y se acumulan se generan cambios más integrales que abarcan varias disciplinas; cuando el cambio implica innovación sucede el progreso.
En las empresas, la innovación es un requisito de sustentabilidad y aplica por igual en todas las áreas: de negocio, tecnológicas, de capital humano, etc. En estos cambios e interacción dentro de las organizaciones, el teletrabajo es una evolución natural sobre los esquemas laborales tradicionales, donde haciendo uso de las tecnologías de la información y comunicaciones, se proporciona a los trabajadores herramientas y medios para alcanzar sus metas de formas más eficientes, eliminando barreras y limitantes de distancia y horarios y propiciando ahorros en tiempos, optimización de recursos y calidad de vida de los empleados.
Dicho lo anterior, aun cuando el teletrabajo es un esquema laboral cuya efectividad ha sido probada desde hace ya algunos años y es una tendencia cada vez más dominante en las empresas, en los organismos de gobierno ha sido visto con recelo y un cierto grado de resistencia. Lograr su implementación requiere de disciplina y compromiso de todos los participantes, apoyo y promoción desde el más alto nivel de la organización, establecimiento de metas y objetivos claros y cuantificables, transparencia en su desarrollo y sus resultados, y obviamente, del uso de herramientas tecnológicas adecuadas que permitan a los trabajadores realizar sus tareas con la misma facilidad como si estuvieran en sus oficinas; hay que entender que “el trabajo” no es “un lugar”, sino una actividad que se puede desarrollar desde (casi) cualquier sitio.
En febrero del 2015, el Pleno del Instituto Federal de Telecomunicaciones aprobó las disposiciones por las que se estableció el Sistema de Servicio Profesional del Instituto, dentro de estas disposiciones se autorizó la implementación de un esquema de teletrabajo con la finalidad de mejorar la productividad del personal mediante el establecimiento de oficinas virtuales, haciendo uso de las tecnologías de la información y comunicaciones. A estos efectos la Unidad de Administración, encargada de este proyecto, implementó sobre una población objetivo una primera etapa de este esquema, cuyas principales metas fueron:
- Incrementar Ia productividad de los colaboradores del Instituto a través de una cultura de alto desempeño, orientada a resultados.
- Mejorar Ia calidad de vida y promover el balance vida/trabajo del personal a través de brindar la posibilidad de trabajar bajo un esquema más flexible.
- Maximizar el aprovechamiento y uso de la infraestructura, plataforma y herramientas tecnológicas disponibles, haciendo posible un esquema de trabajo remoto.
- Probar que el teletrabajo puede brindarse como un beneficio al personal del IFT, sin que afecte su eficiencia operativa.
En lo que respecta a los medios y la plataforma tecnológicas, la Dirección General de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, dependiente de la Unidad de Administración, proveyó a los participantes de las siguientes herramientas:
- Computadora portátil.
- Internet de alta velocidad.
- Conexión segura a la red de datos institucional a través de una “Red Virtual Privada (VPN)”.
- Sitios colaborativos para compartición de documentos.
- Esquema de comunicaciones unificadas: chat institucional, llamadas de audio y de video y videoconferencias.
- Software necesario para las funciones de puestos específicos dentro de la población objetivo.
- Capacitación para el uso de la plataforma tecnológica que se puso a disposición del personal participante en este proyecto.
- Soporte técnico especializado.
El proyecto fue ejecutado en 6 fases:
- Definición de objetivos y alcance del proyecto.
- Entendimiento y evaluación de la situación actual.
- Desarrollo de la infraestructura interna y externa.
- Implementación del teletrabajo.
- Evaluación y lecciones aprendidas.
- Plan de refuerzo.
Para que la ejecución de este proyecto fuera exitosa el aspecto humano – organizacional y la plataforma tecnológica, en ese orden, fueron fundamentales. El primero porque un esquema de teletrabajo, en cualquier organización, requiere el compromiso de todo el personal (los que participan desde sus casas y los que continúan laborando desde las oficinas), es un cambio de paradigma que implica cambios culturales y de estilo de trabajo, la definición de metas claras y medibles y su evaluación objetiva.
Una vez dados estos pasos, la plataforma tecnológica tomó el papel de dar el sustento y la viabilidad a esta modalidad de trabajo, sobre todo por la interacción remota del personal que participó, manteniendo la operación de las herramientas de forma eficiente y
eficaz y garantizando la seguridad de los medios a través de los cuales se comunicó e intercambió información dicho personal. Al término de esta primera etapa del esquema de teletrabajo, la evaluación realizada sobre la población objetivo demostró que se tuvo un impacto positivo en las áreas que participaron, observándose mejoras en aspectos como la percepción del jefe directo, la gestión de equipos remotos, la eficiencia en las reuniones de trabajo y la efectividad en la administración del tiempo.
Actualmente, la Unidad de Administración se encuentra evaluando los siguientes pasos para dar continuidad y difundir en mayor escala el esquema de teletrabajo en el Instituto, pues estamos convencidos que al hacerlo continuaremos fomentando una nueva forma de trabajar, con atracción, gestión y retención del talento, aprovechando las capacidades de liderazgo, apoyados en las tecnologías de la información y rompiendo paradigmas e innovando junto con el IFT.
