Hablar de TI es hablar de un sin fin de temas: Seguridad, Software, Internet, Big Data, Data Centers, Cloud Computing, Redes, Help Desk, Stakeholders, etcétera. Obviamente, eso conlleva a hablar de estándares, metodologías, tendencias, cuadros de Gartner, mejores prácticas, patrones de diseño y mil conceptos más.
Sin embargo, considero vital compartir y hablar sobre: Un día/un reto/una solución en TI. Lo que realmente pasa dentro del bunker. Aquí encontrarás a menudo esas vicisitudes.
Estoy seguro que son situaciones que a todos se nos han presentado, que hemos resuelto o que tarde o temprano pasaremos.
Importante antes de seguir:
- Debo aclarar que para mí un problema es un circuncentro, con 360 formas de llegar y las mismas para salir de el.
- Tómese la definición de resolvercomo verbo transitivo: Tomar la determinación de hacer una cosa (obviamente, cumpliendo el objetivo)
Procrastinación
La procrastinación en las personas se cataloga como síndrome, hábito, problema de salud o problema conductual. Es un comportamiento donde el individuo evade su responsabilidad postergando de forma sistemática sus tareas o actividades y realizando otras ajenas a su cometido. Este problema de salud no sólo se da por miedo al fracaso también se da por perfeccionismo extremo. En resumidas cuentas, es un problema de autoregulación y de organización de su tiempo.
Esta condición a menudo puede provocar que se sobrestime el tiempo con el que se cuenta para realizar una tarea o subestimar el tiempo requerido, incurriendo en una situación de autoengaño. Una actitud común de una persona con este perfil, es la excesiva autoconfianza, así como una falsa sensación de autocontrol y seguridad. Lógicamente esta situación puede provocar situaciones de riesgo en la empresa y perjudicar la producción o la disponibilidad de los servicios, pues al caer en la cuenta de que se ha agotado el tiempo se trabajará de una forma apresurada, atropellada y con una gran carga de estrés.
¿Cómo afecta esto a una área estratégica y de servicios como es TI?
Seguramente todos hemos escuchado alguna frases como: “¡No le muevas!, ¡así está funcionando bien!” o “si nos da tiempo, ¡no te preocupes!”.
Frecuentemente este síndrome trae como consecuencia un desinterés por renovar, actualizar, modernizar, investigar o generar nuevos proyectos. TI es esencial en toda organización al ya ser parte de la cadena de valor, por lo tanto, es imprescindible ser infalible en detectar y reducir este comportamiento en el equipo.
La procrastinación, hace su aparición en retos cuando se requiere:
- El ejecutivo aplaza una y otra vez una reunión porque la prevé conflictiva y no cree conseguir el resultado deseado.
- No tengo los recursos suficientes para ejecutar el proyecto: presupuesto, suficiente información, habilidades, ayuda…excusas para no actuar.
- Operar o adecuar sistemas con tecnología obsoleta: Le sucede a los nuevos desarrolladores del equipo que se incorporan con el objetivo de manejar la última tecnología.
- Cuando requieres migrar tus aplicaciones, no hay documentación, reglas de negocio y el sistema actual es del siglo pasado.
- Cuando debes migrar a nueva infraestructura y la actual no la quieres ni tocar.
- ->1k.
La procrastinación también puede generar algunas condiciones riesgosas. Al evitar una inspección o validación de rutina como parte de nuestro planes de calidad y dar por hecho que todo funciona correctamente. En algunos casos puede ser que no tenga mayor impacto y se pueda corregir sobre la marcha, pero seguro habrán incidentes que no permitan concederse esos lujos y serán perjudiciales en todos los sentidos.
También está presente en una persona aparentemente activa pero que no finaliza una tarea cuando ya se encuentra generando la siguiente, o bien, continuamente busca espacios de distracción: tomar el café, fumarse un cigarro, ir a comprar algo para comer, consumiendo todo el tiempo laboral sin que complete ninguna de sus tareas.
Aclaración: estas actividades de relajación y distracción son valiosas y de la forma correcta generan calidad y valor en un equipo de TI, pero Yo hablo de cuando estas actividades son iterativas y cada media hora).
En todos estos casos, la finalidad es evadir una responsabilidad, el equipo o individuo busca la actividad inmediata mas cercana para ocuparse, demostrar concentración, avances, importancia, preocupación, con el único fin de no atender esta actividad que requiere esfuerzo, dedicación y sobre todo moverse de la comfort zone.
¿Cómo prevenir este comportamiento en nuestro equipo?
Para prevenir estos incidentes se necesita siempre:
- Delegar: significa dar confianza. Es imprescindible transmitir al equipo seguridad, compromiso, responsabilidad, manejo de riesgos, beneficios y dejar en claro los objetivos que se buscan cumplir (alineados al negocio a corto y mediano plazo) con el fin de que todos sumen esfuerzos en la misma dirección y se sientan parte de la solución.
- Al mal tiempo darle prisa. Hay situaciones que no pueden postergarse más, ¡son un riesgo! una bomba de tiempo. El equipo debe acostumbrarse a eliminar a la primera – de bote pronto – toda situación crítica; debe apoyarse en planes para su control y gestión. Para lograr esto, se necesita ser el abanderado en esta cruzada e ir por delante ante cada situación que se presente.
- Debes evangelizar. Que todos crean y hagan suyo el reto, es un trabajo arduo y sobre todo continuo, de diario. Los objetivos se cumplen cuando son claros y concisos.
- Camaradería. Un equipo que confía en sus integrantes es una equipo que logra todo. Es importante promover los logros, la comunicación, los reconocimientos e iniciativas de cada equipo e integrante de TI. Cada uno aporta desde su ámbito y contribuye a la mejora continua de servicios. Cada integrante debe ser capaz de identificar su aportación directa o indirecta en los logros obtenidos.
¿Cómo resolverlo cuando lo has detectado?
Curiosamente las acciones preventivas sirven como acciones correctivas sin embargo, deberás hacer algo más para lograr romper esa atadura.
Acciones efectivas a aplicar son:
- Daily Stand Up: Reuniones a primera hora, de pie y de no más de 10 minutos donde se hablen de manera concisa los objetivos del día, los riesgos y los insumos requeridos para lograrlo. De esta manera todos saben las actividades del equipo, despejan dudas y pueden enfocarse en un objetivo que forma parte de un objetivo mayor.
- Capacitación: Las personas evaden las actividades porque no se sienten aptas para realizarlas. La capacitación, la orientación, pedirles su opinión, son inyecciones de confianza que en un tiempo razonable conseguirás una autoestima sana en el equipo y serán capaces de realizar actividades que antes no se atrevían a realizar.
- Rétalos: Hay muchos procrastinadores a razón de que se sienten no valorados, que el equipo no ven su trabajo o lo genialidades que pueden aportar. Para estas personas la panaceaes darles la responsabilidad de un nuevo proyecto, darles una nueva misión que sientan que es la oportunidad que han estado esperando para demostrar su potencial. Será su mayor motivación y verás cómo se convierten en alguien totalmente opuesto y productivo.
Es importante transmitir al equipo hacer consciencia que la mayor parte del estrés que se genera es derivado de la procrastinación y que la única forma de vencerla es dando pasos cortos hacia adelante, como que cada persona realice una agenda, de su día, su semana de manera general. Al hacerlo, habrán dado el primer paso y tendrán como respuesta un diagnóstico de la realidad.