Cuando las ciencias de la gestión nos ayudan a comprender “cómo funciona el mundo”

Todo analista experimentado en sistemas de información reconoce la importancia de elaborar previamente modelos de negocios. Esta práctica permite entender con profundidad la estructura, las metas y los procesos con los que deberá relacionarse la funcionalidad de un sistema de información, de manera que responda mejor a las necesidades de una organización.

En su mayoría, si no la totalidad de las técnicas de modelado de negocio reposan sobre diversos principios y teorías emanados de las ciencias de la gestión mejor conocidas como management. Los modelos obtenidos son de gran riqueza, ya que describen a diversos niveles de detalle y desde diversas perspectivas a la organización, siendo de gran utilidad para especificar las características y especificidades de la organización en vista de su sistematización.

Henry Mintzberg, nacido en 1939, uno de los más reconocidos ideólogos del management y crítico de la sobre estimación de la planeación estratégica y los métodos basados en los números de las escuelas tradicionales de gestión, señala que ante todo debe prevalecer la visión y la experiencia, antes que la ciencia, para resolver los apremiantes problemas en las empresas y en los gobiernos.

Mintzberg considera que existe una estructura organizacional madre, que él denomina Structure in Five, que caracteriza toda organización y que consta de 5 componentes:

El Núcleo Operacional (operational core): incluye todas aquellas tareas y actores que elaboran el producto o servicio básico de organización y que se relacionan directamente con la producción.

La Línea Media (middle line): se sitúa jerárquicamente entre el Ápice Estratégico y el Núcleo Operacional. Está constituida de gerentes responsables de supervisar y coordinar las actividades del Núcleo Operacional.

Tecnoestructura (technostructure): sirve a la organización para hacer el trabajo de otros, más efectivo, típicamente mediante la estandarización de los procesos de trabajo, salidas y habilidades.

Soporte (support staff): Provee servicios especializados e incluye a esos grupos que proveen soporte indirecto a la organización, en varios de los niveles de la jerarquía.

Ápice Estratégico (strategic apex): toma las decisiones ejecutivas y asegura el cumplimiento de la misión organizacional de una manera efectiva, así como de establecer las estrategias de la organización respecto  a su medio ambiente.

El modelo Structure in Five de Mintzberg

Más recientemente agrega a su modelo un sexto componente que denomina Ideología o Cultura Organizacional, pero ya es otra historia. Pues bien, Mintzberg dice que para pueda desplegarse la estrategia de la organización, se debe elegir un tipo específico de seis configuraciones construidas con los componentes antes señalados:

1. Estructura simple: Pocas actividades están formalizadas y se utiliza la planificación lo mínimo posible, tiene una jerarquía directiva pequeña, dominada por el director general (que en pequeñas empresas suele ser el propietario) y una división del trabajo flexible. Esa configuración es efectiva en pequeñas organizaciones empresariales, en las que la flexibilidad ante el cambio de las circunstancias es esencial para el éxito.
2. Burocracia mecánica: suele encontrarse en organizaciones maduras que actúan en mercados con tasas de cambio muy reducidas, su característica principal es tener un gran departamento de personal (o tecnocestructura) que desarrolla sistemas y rutinas de trabajo para estandarizar las tareas, este tipo de configuración es adecuada para organizaciones que producen bienes o servicios, en las que el liderazgo para abatir costos resulta esencial para lograr la competitividad.
3. Burocracia profesional: es una burocracia, pero sin la centralización de la burocracia mecánica, el trabajo profesional es complejo, pero puede estandarizarse, garantizando que los profesionales que trabajan en el núcleo de operaciones tengan el mismo conocimiento y las mismas competencias nucleares. Este tipo de configuración se requiere cuando una organización se encuentra en un medio ambiente complejo, en tanto que la complejidad requiere una descentralización para individuos altamente capacitados y la estabilidad les permite aplicar habilidades estandarizadas y así trabajar con un amplio grado de autonomía.
4. Configuración divisional: este tipo de configuración surge como respuesta a la diversidad de productos y mercados de la organización, son unidades diversificadas de línea intermedia, que comúnmente se les llaman divisiones, ejerciendo un impulso hacia la fragmentación, es decir, cada división tiene su propia estructura.
5. La organización innovadora o adhocracia, se produce en organizaciones cuya estrategia competitiva parte sobre todo de la innovación, esta configuración se basa en la interrelación directa entre los trabajadores del núcleo de operaciones, y en un estilo de dirección que fomenta y apoya la adaptación mutua entre sus expertos altamente capacitados y altamente especializados.
6. La organización misionera: cuando una organización es dominada por su ideología, sus miembros son estimulados a mantenerse unidos, y por consiguiente, tiende a ser una división del trabajo difusa, con poca especialización en los puestos, así como una reducción de las diversas formas de diferenciación localizadas en las otras configuraciones, lo que mantiene a la organización misionera unida y con una profunda subordinación a las normas.

En realidad pocas organizaciones se ajustan exclusivamente a alguna de las configuraciones descritas, generalmente integran características de una combinación de éstas, lo cual nos permite reflexionar sobre el debido ajuste entre estrategia y estructura.

Existen evidencias de investigación que indican  que una correcta implementación de la configuración organizacional influye en la eficacia y la eficiencia.  Para comprenderlo en términos informáticos, las configuraciones organizacionales son metaclases de la estructura de la organización, y ofrecen muy buenas pistas para identificar y determinar objetivos y procesos, insumos muy valiosos  en las complejas actividades de análisis de requisitos.

Muchas veces, por ejemplo, queremos aplicar a chaleco modelado workflow en actividades que tienen que ver con desarrollo de nuevos productos, en un contexto adhocrático en el se busca privilegiar la flexibilidad y la colaboración. Ocurre también en ambientes burocráticos gubernamentales que contando con un alto grado de profesionalización (burocracia profesional) se choca contra la implementación de sistemas basados para hacer cumplir las normas (burocracia mecánica). Ejemplos hay muchos que nos pueden permitir a los informáticos comprender mejor “cómo funciona el mundo”, y para lo cual el acercamiento a las ciencias de gestión puede ser de gran utilidad.