La compra pública de innovación (CPI) implica unir los retos en cuanto a mejora de servicios públicos con las soluciones innovadoras que puedan abordarlos. Para ello, el Estado debe promover procesos de innovación abierta y relacionarse con empresas, emprendedores, universidades y startups.
Al hablar de compra pública de innovación o CPI, debemos entender que existen cuatro condiciones necesarias para tener éxito en su implementación: Decisión, Disposición, Definición y Dinero.
En esta ocasión profundizaremos en la tercera D: Definición, entendiendo que se trata de un ejercicio que requiere cuidado y método, pero también debe considerar la realidad y cultura de cada entidad, de manera que nos permita comprar “innovación con sentido”.
Cuando una entidad pública toma la decisión de adoptar la CPI como una herramienta para promover la innovación empresarial y mejorar su oferta de servicios ciudadanos, debe tener presente la primera pregunta a responder: ¿cómo construyo un proceso interno que sistematice el uso de la CPI en mi organización y la haga sostenible?
En este momento pueden surgir muchas ideas, pero todas ellas nos llevarán a la necesidad de diseñar la unión de dos puntos: las necesidades internas o retos, y las soluciones externas que nos harán sumergirnos en un esquema de innovación abierta, donde se hará inevitable un relacionamiento constante.
Para comprender los tipos de compra pública de innovación en su proceso integral observemos el siguiente esquema:
La primera de las rutas de conexión que une a la necesidad con la solución constituirá lo que conocemos como CPI Proactiva, es decir, cuando la entidad pública establece mecanismos para identificar las necesidades de manera constante y así volverlas oportunidades de negocio para los solucionadores.
Por otro lado, la segunda de las rutas de conexión es aquella que conecta la solución con la necesidad, denominada CPI Reactiva. Sucede cuando la entidad pública diseña mecanismos para recibir propuestas de soluciones o ideas de innovación a fin de analizar si atienden sus problemáticas.
CPI Proactiva: de la necesidad a la solución
Los mecanismos de este tipo de compra están muy relacionados con las herramientas de gestión de innovación y se destacan:
1. Herramientas para recoger ideas de mejora o necesidades latentes tanto internas como de proveedores o ciudadanos. Un ejemplo concreto es la plataforma de innovación del Servicio Gallego de Salud como herramienta que permite recabar ideas de mejora de profesionales asistenciales, administrativos, empresas y pacientes. Ha servido para levantar las necesidades del que sigue siendo, al día de hoy, el principal plan de innovación de CPI en Europa.
2. Talleres internos multidisciplinares para identificar necesidades o problemáticas de alcance complejo. El Ayuntamiento de Madrid, por ejemplo, reúne mensualmente a diferentes áreas del municipio con el propósito de identificar problemáticas comunes para, posteriormente, analizar si pueden solucionarse mediante CPI. Esto incluye ejercicios de vigilancia tecnológica que permiten identificar posibles oportunidades y también análisis de documentos normativos o estratégicos que puedan suponer cambios para la prestación de servicios públicos y generen necesidades nuevas.
Sin duda, la existencia de un laboratorio de innovación pública o unidad de innovación en la entidad estatal ayudaría mucho en este punto, ya que permitiría la generación de las capacidades para diseñar y usar los mecanismos, como ha sido el caso de Chile en donde el Laboratorio de Gobierno ha sido un agente clave para la implementación de la CPI.
CPI Reactiva: de la solución a la necesidad
En este tipo de compra, los mecanismos están más orientados a realizar una “escucha activa” del mercado, generando los canales adecuados y garantizando siempre los principios de concurrencia, transparencia e igualdad de trato. Algunos ejemplos exitosos serían:
1. Ventanillas únicas para la gestión de ofertas no solicitadas. Consiste en establecer un punto de recepción única (digital o física) dentro de la entidad pública para recibir todas las posibles propuestas de ideas innovadoras que hagan llegar las empresas, universidades, centros de investigación o usuarios en general. En este sentido, Osakidetza, el servicio vasco de salud, tiene en su web una ventanilla única de ofertas no solicitadas
2. Creación de un equipo interno para el análisis de las propuestas recibidas. La finalidad es garantizar una correcta alineación con las problemáticas de la entidad pública.
3. Organización de eventos o sesiones de relacionamiento con oferentes tecnológicos para escuchar sus ideas o propuestas. El Ayuntamiento de Madrid realiza cada dos meses un evento llamado Innocasting, en donde reúne a un equipo interno multidisciplinar que escucha las ideas de soluciones que son presentadas por empresas y agentes de investigación en un formato dinámico de 10 minutos de exposición.
4. Realización de una llamada abierta a empresas para identificar posibles ideas en fase de desarrollo. También para dar visibilidad a entidades públicas que puedan estar interesadas en probar determinada solución. El Centro de Desarrollo Tecnológico Industrial (CDTI) en España, a través de su Oficina de CPI, ha puesto en marcha este mecanismo innovador.
Es evidente que la CPI Proactiva y Reactiva no son dos procesos excluyentes y que, para generar un verdadero círculo virtuoso, debemos poner en marcha, de manera simultánea, ambos mecanismos. No obstante, el siguiente paso es definir las etapas y actividades del proceso para unir la necesidad y la solución.
Guía rápida para la compra pública de innovación
Abordaremos brevemente 11 actividades de las tres etapas más importantes de la CPI: planificación, gestión y evaluación.
En la etapa de planificación, se encuentran todas aquellas actividades preparatorias para realizar la CPI, mismas que tienen un componente más estratégico. Para la gestión nos centraremos en darle forma a la compra, siguiendo los lineamientos jurídicos de las leyes de adquisiciones de cada país. Finalmente, dado que estamos realizando una actividad de investigación, desarrollo e innovación en la prestación de servicios públicos, una vez se haya ejecutado el contrato de CPI, la etapa final consiste en la evaluación. Vayamos paso por paso:
1. Fomentar la visión estratégica de la innovación y las compras públicas a través de jornadas de sensibilización en la entidad pública. Puede ser interesante fijar temáticas o áreas de interés para CPI consensuadas con las personas de la organización.
2. Identificar las oportunidades de innovación, ya sea a través de CPI Proactiva como Reactiva. En la medida que identifiquemos buenas oportunidades, conseguiremos buenas soluciones.
3. Concretar dichas necesidades a través de metodologías de análisis de problemas complejos, como los journey maps, que permitan generar un documento descriptivo de necesidades donde se analice, en profundidad, la problemática a resolver, los condicionantes y los objetivos o el escenario ideal a alcanzar.
Lo clave es cambiar el esquema mental y no pensar en soluciones, sino centrase en la definición lo más precisa posible del problema, integrando la visión del usuario o ciudadano. El tiempo invertido en la definición de un problema generalmente es directamente proporcional a la calidad de la solución obtenida.
4. Analizar las fuentes de financiación para CPI. Dependiendo del país, pueden existir diferentes instrumentos para financiarla pero, en cualquier caso, debería ser un incentivo, no la razón única para avanzar en el proceso de compra.
5. Consultar el mercado para identificar potenciales ideas de solución en un escenario transparente y de igualdad de trato con la oferta tecnológica. Por ejemplo, como caso avanzado, se destaca el Servicio Gallego de Salud, que en su programa Código 100 puso en marcha una herramienta digital para gestionar el proceso de consultas al mercado.
Realizó más de 10 jornadas con diferentes entidades, implementó una estrategia de difusión a través de redes sociales, la cual permitió acercar a startups y pymes innovadoras, y generó documentos que permitieron la colaboración entre empresas y universidades participantes.
6. Elaborar un documento de demanda temprana que permita adelantar a la oferta tecnológica cuáles serán los requerimientos funcionales de nuestra compra, una vez analizadas todas las propuestas recibidas al consultar el mercado. Las ideas más interesantes se recogerán de manera general en este documento.
7. Realizar un análisis de costo-beneficio y de ciclo de vida para la compra que vamos a realizar, la cual nos ayude a identificar indicadores de rendimiento que usaremos para el proyecto.
8. Desarrollar un análisis funcional de necesidades a fin de conocer las problemáticas que queremos resolver y el escenario al que queremos llegar, pero sin determinar la solución o la especificación técnica para lograrlo. En este punto, podemos guiarnos por la norma UNE- EN 16271: 2013 relativa a la “Gestión del valor”, expresión funcional de necesidades y pliego de especificaciones técnicas, aprobada en 2013.
9. Elegir el procedimiento de contratación que mejor se adapte, en función del nivel de desarrollo al que queramos llegar y de la normativa de compras de cada país. Como norma general, debería permitirse la negociación durante el proceso y la inclusión de juicios de valor en la evaluación.
10. Seleccionar el adjudicatario y realizar el contrato, poniendo especial atención en el tratamiento de derechos de propiedad intelectual.
11. Testear y medir los indicadores de rendimiento en términos de ahorro, calidad y satisfacción de usuarios para decidir si procede escalar la solución, ya que ha sido exitosa, o por el contrario el despliegue no procede.