Las plataformas actuales de automatización de bajo código pueden agilizar los procesos de contratación pública sin mover los datos.
La contratación pública es la forma en que los organismos públicos gastan los impuestos de los ciudadanos para comprar lo que necesitan para cumplir su misión. Y es un gran negocio.
AusTender, que publica información centralizada sobre la contratación pública en Australia, informó de 824.178 contratos iniciados entre el 1 de julio de 2012 y el 30 de junio de 2022, por un valor total de 565.000 millones de dólares. Las tres principales categorías de gasto gubernamental incluyen vehículos comerciales, militares y privados y sus accesorios y componentes ($ 123 mil millones), profesionales de gestión y negocios y servicios administrativos ($ 107 mil millones) y servicios basados en ingeniería, investigación y tecnología ($ 57 mil millones).
“Desde 2019, el número de oportunidades que pasan por los marketplaces se ha más que duplicado hasta alcanzar casi 8000 oportunidades en 2022”, dijo Wayne Poels, Director General de Asesoramiento y Contratación de Inversión Digital de la Agencia de Transformación Digital.
Los organismos públicos están obligados a gastar el dinero de los ciudadanos de forma eficiente, eficaz y transparente. Los motores son los mismos que en la licitación comercial: precios más bajos, bienes y servicios de mayor calidad y mayor innovación. Los organismos tienen además la obligación de fomentar un proceso de licitación justo y competitivo para disminuir el riesgo de favoritismo y otros comportamientos fraudulentos, al tiempo que se da igualdad de oportunidades a los proveedores más pequeños que son propiedad de minorías, veteranos, etc. A pesar de ello, más del 75% de los contratos federales anuales se adjudican actualmente a grandes empresas.
El problema para las administraciones públicas es que la contratación pública es una forma compleja de gestión de expedientes con innumerables normas y requisitos, procesos de larga duración que traspasan los límites departamentales y organizativos, y estados de datos en constante cambio. Los sistemas informáticos gubernamentales heredados no están a la altura de la tarea de reducir esta complejidad y proporcionar una transparencia holística.
Retos a los que se enfrentan las administraciones públicas
El aumento del número y el alcance de los contratos públicos está poniendo a prueba los sistemas de contratación pública. La implantación de soluciones eficaces de gestión de casos de contratación pública puede mejorar la funcionalidad para cumplir los requisitos legales y de rendición de cuentas. Además, una tecnología obsoleta y aislada y unos procesos de gestión inadecuados prolongan el proceso de contratación, crean ineficiencias y exponen a los organismos a riesgos y retrasos evitables para mejorar los resultados de sus misiones.
Los organismos públicos saben que deben modernizar su proceso de adquisición, pero identificar el resultado más eficiente y rentable puede resultar confuso.
La modernización de los sistemas de adquisición debe integrar con éxito los dos elementos del proceso de adquisición: los sistemas financieros y de redacción de contratos. Los equipos financieros controlan y asignan el dinero, mientras que los equipos de redacción de contratos gestionan la creación, ejecución y administración de los contratos, por lo que la integración de sus conjuntos de datos es fundamental.
Los equipos financieros y de redacción de contratos deben compartir información presupuestaria, estimación de costes y seguimiento de obligaciones y compromisos en tiempo real. Además, ambos necesitan acceder a información sobre facturación y pagos, informes financieros y datos de cumplimiento.
Algunas agencias deciden modernizar su sistema financiero para incorporar la funcionalidad de redacción de contratos. Sin embargo, este enfoque no tiene en cuenta las necesidades de los redactores de contratos y carece de funciones importantes, como la posibilidad de duplicar los números de partida de los contratos (CLIN).
“Aunque es necesario modernizar los sistemas financieros y de contratación y establecer normas de datos para mejorar la comunicación entre ellos, deben ser productos independientes que satisfagan las necesidades de funciones distintas”, afirma Jake Edelman, Líder Especialista de Deloitte Consulting.
Las ventajas de un enfoque basado en plataformas
Las plataformas actuales de código reducido que ofrecen automatización integral con tecnología de tejido de datos entrelazados proporcionan una capa de modernización que se asienta sobre la infraestructura existente. La automatización agiliza los procesos, mientras que el tejido de datos simplifica la integración para proporcionar una visión de 360 grados sin mover los datos.
Aprovecha la IA, el aprendizaje automático y la minería de procesos para mejorar la velocidad, el intercambio de datos y la orquestación de procesos. Un enfoque de plataforma elimina la necesidad de adaptar la tecnología, la infraestructura y los conocimientos heredados.
De este modo, este enfoque de plataforma mejora todos los aspectos del ciclo de vida de las adquisiciones:
Gestión de requisitos: La recopilación inteligente de requisitos simplifica el cumplimiento de la normativa y los mandatos de las misiones.
Gestión de adjudicaciones: La gestión proactiva de la financiación, el gasto y las fechas de los contratos mantiene a los equipos de contratación en el buen camino y dentro de los plazos.
Selección de fuentes: Un proceso de evaluación de proveedores simplificado y estandarizado reduce el riesgo de impugnaciones.
Automatización de cláusulas: La inclusión de IA generativa en el proceso agiliza y facilita la selección de las cláusulas contractuales adecuadas.
Gestión de proveedores: Romper los silos entre contratación y proveedores crea un mercado más transparente y eficiente.
Según Gail Guseman, Líder Especialista de Deloitte Consulting, una solución de bajo código también proporciona agilidad, un requisito clave de un sistema de contratación moderno.
“Adoptar un enfoque ágil de los datos es de vital importancia, ya que permite añadir fácilmente nuevos requisitos e incorporar los comentarios de los usuarios”, afirma.
Un sistema de adquisiciones debe integrar sistemas financieros, de planificación de recursos empresariales (ERP), de gestión de expedientes, de gestión de casos, de elaboración de informes empresariales y de gestión de la propiedad. En lugar de migrar y reestructurar todos estos conjuntos de datos, la plataforma puede unir a la perfección sistemas dispares y compartir datos según sea necesario.
Las plataformas modernas de código reducido pueden proporcionar automatización robótica de procesos (RPA), un componente crítico de una solución de redacción de contratos que permite la conexión entre sistemas sin API, de modo que los datos pueden copiarse y pegarse automáticamente en lugar de requerir la introducción manual de datos.
“Creo que adoptar algunas de estas tecnologías de nueva generación hará que las adquisiciones sean mejores para todos”, afirma Guseman.
Gestionar el cambio con éxito
Uno de los riesgos de modernizar un sistema bien arraigado es que los usuarios finales rechacen su sustitución, con lo que las organizaciones pierden empleados valiosos con conocimientos históricos. Introducir soluciones intuitivas de gestión de casos requiere una adaptación y formación meditadas. Sin embargo, las ventajas son numerosas: agilización de los procesos, mejora de la experiencia del usuario y reducción significativa de las tareas manuales que consumen mucho tiempo. Estas soluciones actúan como columna vertebral de los sistemas de contratación modernos, navegando sin problemas a través de contratos complejos y el cumplimiento de la normativa.
Cuando se trabaja con organismos públicos, el componente educativo de la gestión del cambio es casi más importante que la tecnología. Incorporar a los usuarios finales y hacerles saber qué pueden esperar del proceso debe ser parte integrante del proyecto. Esto incluye un conocimiento profundo de las capacidades mejoradas de gestión de casos: cómo ayuda a navegar por las complejas tareas de contratación, garantiza que no se pase nada por alto y facilita su trabajo diario. Los elementos de comunicación deben ayudar a las partes interesadas a entender qué está cambiando, por qué y cómo afectará a su función.
La característica más poderosa de la gestión del cambio en el desarrollo de plataformas de bajo código es cómo acerca a la comunidad de usuarios finales al proceso de desarrollo. Una plataforma de bajo código facilita la participación y los comentarios de todas las partes interesadas a lo largo del proceso de creación e implementación, lo que se traduce en una interfaz fácil de usar que mejora la retención del personal y la satisfacción de los empleados.
Además de agilizar el desarrollo de un sistema que satisfaga las necesidades precisas de los usuarios finales, una plataforma de bajo código acompaña a los usuarios a lo largo del proceso, proporcionándoles un sentido de propiedad del sistema.
“Los cambios no deben sorprender a las partes interesadas”, afirma Guseman. “Los elementos de comunicación y gestión del cambio son fundamentales para el éxito del despliegue del proyecto”.
Este texto se publicó en GovTech Review