Nuevamente nos encontramos ante una eventualidad natural que nos lastima como sociedad y que nos impide volver a las oficinas, y aun así nos seguimos resistiendo a implementar esquemas de trabajo en casa.
Dada la situación actual, en muchos casos esta opción será inevitable dado el estado de desuso en que quedaron algunos edificios. Sea este el caso o que simplemente has visto llegar el momento en que debes tomar una decisión como esta, te comparto algunas sugerencias para implementar de manera ordenada y efectiva el trabajo en casa:
Para roles directivos
Sé sensible y objetivo con las necesidades humanas de tus colaboradores
Piensa que tal vez no todos tienen la fortaleza o el pragmatismo del que tú gozas y que, así como te lo voy a decir, el miedo es suficiente razón para considerar la necesidad de acceder a que tus colaboradores trabajen desde sus casas.
En esta época en la que vemos la deshumanización del quehacer directivo, rebajando a los colaboradores al nivel de objetos o máquinas al servicio de la organización, debemos saber que esto no es correcto, no dirigimos objetos sino personas y su estado anímico es determinante para lograr los objetivos.
Llevar a las oficinas a personas que tienen miedos, preocupaciones, distracciones o sentimientos de ansiedad lo único que ocasionará es tener a un colaborador que estará, pero no estará ahí; alguien como muerto en vida, con el cuerpo en la oficina, pero con la mente en otro lado. Esto además de ser improductivo, puede generar resentimiento en la gente por la falta de empatía sobre su situación y queriendo ganar su compromiso, por el contrario, lo habrás perdido.
Cree que el trabajo en casa puede funcionar
El esquema de trabajo en casa funciona y a pesar de tener detractores y existir malas experiencias, es un hecho que es una alternativa viable probada y comprobada de trabajo.
En una experiencia que tuvimos en una entidad federativa de la república mexicana, logramos medir y probar la efectividad del trabajo en casa. Algunos de los miedos que surgían a nivel directivo se fundaban en las siguientes creencias:
- La gente no va a trabajar.
- Una vez que los colaboradores se vayan a sus casas los vamos a “perder” (haciendo alusión a falta de comunicación que tendrían con ellos).
Totalmente contrario a las creencias de los directivos, la productividad se incrementó y en algunos casos se pudo documentar el trabajo que muchas veces la dirección de “palabra” no hacía. Asimismo, contrario a la ausencia de comunicación, las cosas se resolvían de manera más eficiente y oportuna, al romper la dinámica de “tengo que verlo con mi jefe”. Esta situación literal, en la que las cosas no se comunicaban ni movían hasta tener al jefe cara a cara, hacía que decisiones simples llevaran mucho tiempo en atenderse, en sentido contrario, al saber que el encuentro presencial no se daría pronto, inmediatamente se desplegaban mensajes o correos que eran resueltos inmediatamente, agilizando así de manera sorprendente la operación.
Aprende a estar presente sin estar presente físicamente
En muchas ocasiones el hecho de que la gente te olvide o pierdas autoridad sobre ella, no tiene que ver con los colaboradores sino con tu labor directiva. Cambia tus hábitos, usa herramientas tecnológicas que te permitan estar cerca de la gente, aprovecha el boom de los chats virtuales, crea trabajo colaborativo a través de la edición de documentos en línea, utiliza las aplicaciones de videoconferencia y llamadas, en fin, toda una gama de posibilidades que tienes a la mano sin costo alguno.
Asignar tareas de manera escrita, establecer periodos cortos para la entrega de productos parciales o totales, revisar y retroalimentar recurrentemente y organizar videoconferencias al inicio o final de la jornada, son algunas de las acciones que te podrán ayudar a tener contacto constante con tu quipo. Es posible que tus colaboradores te empiecen a sentir incluso más cercano que antes y juntos podrán experimentar una unión que tal vez de manera física no has logrado.
No vuelvas a tus antiguos hábitos
Si el trabajo en casa empieza a funcionar, no lo tomes como una medida transitoria, mantén la dinámica y combínala con esquemas mixtos de trabajo, alternando durante distintos días de la semana el trabajo de tus colaboradores en la casa y la oficina.
No dejes de documentar y retroalimentar disciplinadamente a tus compañeros, mantén las reuniones constantes y no cortes los canales de comunicación que hacía fluir mejor el trabajo. Inclúyete en el rol de trabajo a distancia, aprende a confiar en que si un día te toca estar fuera de la oficina todo marchará de la mejor manera, tu presencia no será ahora el mecanismo de control para mantener la productividad del equipo sino el sistema autocontrolado que ya habrás construido.
Para roles de colaboración
Aprende que trabajar en casa es TRABAJAR en casa
Antes de todo debes saber que no estás de vacaciones. El trabajo en casa es una posibilidad que se presenta y que hay que aprovechar porque da múltiples ventajas para equilibrar tu vida y sacarle más provecho al tiempo.
La posibilidad de trabajar en casa se sostiene de la confianza que se imprime en que los colaboradores harán lo comprometido con sus jefes, en este sentido, romper el círculo de confianza lo único que provocará es que se te prive de esta posibilidad regresando al viejo esquema de trabajo.
Prepárate para tu jornada laboral
Debes mentalizarte en cómo vivir tu día de trabajo. Identifica por la mañana tus tareas y establece las metas que cumplirás. No te fíes del tiempo, probar tus nervios con el aplazamiento de tus tareas al último momento lo único que hará es generarte un estrés peor que el que experimentabas cuando ibas a la oficina. Recuerda que tu jefe espera y confía en que tendrá lo que te ha encargado y es probable que él ya haya hecho un espacio en su agenda para la revisión de tus productos.
Preferentemente prepárate y viste como si fueras a la oficina en un día cómodo, encuentra un lugar agradable pero adecuado para trabajar, sería difícil pensar que acostado o en ropa de cama tendrás las mejores condiciones para mentalizarte en ser productivo.
Al igual que con el trabajo en oficina establece pausas, no obstante, ahora piensa en cómo usarlas más productivamente, terminado por ejemplo algún pendiente simple en el hogar o apoyando a tu pareja con algunas tareas cortas; todo aquello que normalmente dejas para el fin de semana. Sé tan disciplinado en tu alimentación como lo eres en la oficina, ir a la cocina cada vez que tengas una pausa, te hará sentirte menos despierto y, sin duda, en poco tiempo menos ligero.
Mantente conectado
Algo muy importante que debes tomar en cuenta es que necesitas estar disponible durante toda tu jornada de trabajo. Mantenerte ausente o sin que se te localicé creará desconfianza y suspicacia sobre lo que estarás haciendo durante ese tiempo.
Usa las herramientas tecnológicas de comunicación que hayan acordado tú y tu jefe y mantente al tanto de ellas. Si piensas cambiar tus horarios de comida o realizar algunas pausas, comunícalo para que se sepa dónde estás en caso de que se te necesite.
Comparte los avances o consulta tus dudas sobre lo que estás haciendo, aunque parezca innecesario mantenerte en contacto permanente, esto creará un ambiente en el que se te perciba presente, aunque físicamente no lo estés, esto ayudará a bajar la ansiedad natural que se genera en la separación física entre tú y tu jefe.
Cumple con tus entregables
No habrá mucho que decir sobre esta recomendación, si te has comprometido a hacer una entrega hazla, es lo que se espera de ti. Incurrir en una dinámica de incumplimiento una vez pasado el periodo de adaptación, lo único que ocasionará es que rompas la confianza de esta opción, orillándote a tener que dejarla junto con todas sus ventajas.
En caso de contar con esquemas de evaluación formales, piensa que el incumplimiento del trabajo a distancia te contará tanto como el incumplimiento de tu trabajo en oficina, por lo tanto, la incidencia en esto podría traerte consecuencias más graves que sólo cambiar de sede.
Aprovecha el tiempo
Son esplendidas las posibilidades de rehacer los lazos en casa o en tu vida personal a partir de este esquema de trabajo. Piensa qué harías con las dos, tres o cuatro horas que pasas en el auto actualmente trasladándote a la oficina; hacer ejercicio, recoger a tus hijos, ir al cine con tu pareja o reconstruir los sentimientos provocados por situaciones lamentables como las que estamos viviendo, son algunas de las cosas a las que podrás acceder si cuidas y aprovechas esta posibilidad.
Trabajar en casa no se trata sólo de trabajar, sino de adquirir hábitos que te permitan sentirte mejor contigo mismo y que a la organización le retribuyas esto con mayor entusiasmo y compromiso.
Finalmente, tanto directivos como colaboradores deben saber que habrá un periodo de adaptación y que es necesario acostumbrarse y acostumbrar a otros a que tendrás que dedicarte al trabajo aunque estés en casa. Ante nuestras ausencias prolongadas, producto de las dinámicas de trabajo actual, será normal que tus hijos o pareja se sientan atraídos por tratar de recuperar el tiempo perdido atrayendo tu atención, pero no te apures, pronto todo se restablecerá y sabrán que necesitas tiempo, y que pasado éste no tendrán que esperar a tu regreso, sino que de inmediato podrán retomar todo el espacio que quede para ambos disfruten de su compañía.