La administración pública tiende a buscar métodos cada vez más eficientes que ayuden a manejar el capital humano y los recursos materiales. Para el Oficial Mayor de la CDMX, las TIC deben estar permanentemente adheridas a todos los procesos de administración pública, detectando aquellos vicios y paradigmas que son obsoletos.
Una de las metas fundamentales del gobierno de esta ciudad es la modernización y digitalización de todos los procesos de su administración, como parte de la estrategia del Jefe de Gobierno de la Ciudad de México, Dr. Miguel Ángel Mancera, para mejorar los servicios que se prestan a los ciudadanos. Ese es el enfoque principal que implica una labor importante de coordinación de los esfuerzos tecnológicos de las entidades del gobierno.
En palabras de Jorge Silva, “la propia Oficialía Mayor, a través de la Dirección General de Gobernabilidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, a cargo del maestro Alberto Olivas, tiene ya formado un Comité de Informática que abarca la disposición y presencia de servidores públicos haciendo trabajos en materia de tecnologías, en cada una de las áreas que integran la administración pública. A esta área le corresponde la coordinación con ellos para conocer, primero, el diagnóstico en materia de tecnologías, y en segundo lugar, administrar la gobernabilidad de todos los sistemas a través de la evaluación de su funcionalidad, a fin de obtener un dictamen para efectos de su integración a la administración. Con esta vinculación, tenemos un eje transversal con el cual conocemos e integramos procesos que nos permitan hacer mejor las cosas, como el uso de la nube, bases de datos y procesos de simplificación”.
TRES EJES RECTORES DE LA DIGITALIZACIÓN
Dentro de los esfuerzos de tecnificación y modernización a través de la tecnología, ¿cuáles destacan por su magnitud y perspectiva?
Partimos de lo que yo denominaría “ejes rectores”: uno es quitar la cultura del papel; otro es el manejo de los sistemas de control de gestión a nivel de toda la administración pública; y el tercero es el establecimiento de los sistemas de rendición de cuentas para efectos de la transparencia en el manejo de recursos públicos.
El uso de papel se ha venido arrastrando durante décadas en la administración pública de todo el país, una cultura que empezó con la llegada de los españoles y que fue fortaleciéndose a través de una serie de procesos que en su momento funcionaron y siguen funcionando, lo cual no quiere decir que sean los mejores. Quitar esta cultura es parte de una profesionalización de los servidores públicos que están en las áreas de Tecnologías de la Información y Comunicación, es decir, es necesario que cuenten con carreras encaminadas al uso de tecnologías: robótica, mecatrónica, electrónica, informática, sistemas, entre otras. De esta manera iremos quitando paradigmas muy viejos, por ejemplo, el recibo de nómina. Tan sólo en el primer año, logramos un ahorro de 60 millones de pesos al prescindir cada quince días de un papel (en original y copia) para 300 mil servidores públicos, además de ahorrar en impresoras y tintas.
Otro elemento que, dentro de la cultura de papel, se está quitando es el uso de las impresiones de carpetas para sesiones de consejo. Los consejeros acostumbraban a llevar más o menos una altura de 20 cm de documentos por seis u ocho personas, hasta que el Jefe de Gobierno dijo: “No, van a utilizar de ahora en adelante su iPad, su laptop y, para quienes les sea más sencillo, su teléfono”, desde donde hoy puedes acceder a distintos tipos de archivos o a la nube. Hoy tenemos también el desarrollo de procesos que implican el esquema de oficina en tu casa, por el que hay servidores públicos que laboran dos o tres días desde sus domicilios, lo que implica un ahorro de tiempo y transporte. También se ha incorporado la herramienta de la teleconferencia para el desarrollo de sesiones que ya no implican la presencia, sino el uso de instrumentos tecnológicos.
Por su parte, el sistema de control de gestión va a permitir que la administración pública de la Ciudad de México esté lista el próximo año para dejar ya los oficios internos, o sea, se van a quitar los memorándums, los oficios entre titulares y la correspondencia entre directores, subdirectores y jefes de departamento. En su lugar, se va a establecer la oficina virtual de documentación y gestión en todas las dependencias. En lugar de archiveros de metal o madera, estaremos utilizando servidores para almacenamiento en la nube. En enero de 2016, la Oficialía Mayor empieza este proceso de control de gestión y lo iremos abriendo a varias dependencias, hasta que el Jefe de Gobierno lo establezca como un mecanismo obligatorio. Estamos en estas primeras etapas.
En materia de transparencia, tenemos el sistema de contratos abiertos. ¿Qué implica esto? Haber hecho una alianza con el Banco Mundial y con OCP (Open Contracting Partnership) para contar con un portal de contratos abiertos o plataforma donde estén todos los contratos principales del Gobierno de la Ciudad de México, sus procesos y los resultados de los mismos, de manera que puedan ser consultados por cualquier ciudadano. Lo anterior implica un paso a nivel mundial en términos de apertura a la transparencia y la rendición de cuentas.
CIMIENTOS Y GRANDES PASOS
¿Cómo fue recibido el paso del comprobante de nómina en papel al formato digital? Es un cambio importante para muchas personas que llevan muchos años recibiéndolo impreso y de repente ya no lo tienen en la mano.
No ha sido fácil porque, para empezar, las personas nos habituamos a aquellas cosas que creemos que funcionan bien pensando que es lo mejor. El problema es cuando descubrimos que no es así. Y ese proceso de cambio necesariamente tiene que ir acompañado del apoyo que nos da el Sindicato de Trabajadores del Gobierno de la Ciudad de México con su presidente, el maestro Juan Ayala Rivero, y sus secretarios de las distintas dependencias, con quienes tuvimos que platicar, pues era muy importante que nos ayudaran para que los trabajadores entendieran que ya no era necesario imprimir sus recibos, que los pueden guardar en una USB si se los quieren llevar y consultar a lo largo del tiempo.
Esto nos abre la oportunidad de ir trabajando con el sindicato el expediente digital de cada uno de los servidores públicos, en lugar de los expedientes físicos tradicionales. Estaremos llevando a cabo este proceso desde este año como parte de la eliminación la cultura de papel.
Reconozco una parte muy pequeña de servidores públicos que pusieron un poco de resistencia. Hoy tenemos a cerca del 99% de los servidores públicos registrados en la plataforma. Respecto al 1% que falta, ya es una cuestión personal en qué momento deciden o no consultar sus recibos, aunque también están registrados en dicha plataforma digital.
En la parte de control de gestión, ¿qué otros mecanismos están planeando usar para recuperar información o asegurarse de que el oficio haya sido revisado por el destinatario, por ejemplo?
Sobre el control de los documentos que se generen, vamos a tener retroalimentación para quien lo envía, de tal forma que sepa que la otra persona ya lo abrió y lo leyó. Otro de los procesos que se quitó fue “con copia de conocimiento para”. Eso ya no existe. Ahora es “con copia de conocimiento electrónico para”. Quiere decir que estamos utilizando las herramientas de correo institucional en lugar de papel.
Además, estamos muy avanzados con el registro de la Fiel para el establecimiento de la firma digital. Esto implica que, a partir de este año, todos los servidores públicos van a tener que usar su firma digital o su Fiel de manera obligatoria. En esto nos hay apoyado el Sistema de Administración Tributaria.
Estos esfuerzos para hacer más eficiente la administración pública, ¿pronto los veremos reflejados en servicios a los ciudadanos? Por ejemplo, el uso de la firma electrónica para trámites o solicitudes.
Es correcto. De hecho, corresponde a la Oficialía Mayor, a través de la Dirección General de Gobernabilidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, el llevar los procesos con la Secretaría de Finanzas, ya que obviamente la Oficialía Mayor es un eje transversal, y en este proceso, la Dirección General de Gobernabilidad y Tecnologías ha estado desarrollando los procesos (con los informáticos de la Secretaría de Finanzas), no nada más para los kioscos de Atención Ciudadana, sino ya los aplicativos para que, a través de teléfonos inteligentes, hoy un contribuyente pueda hacer consultas y pagos.
Por otro lado, tenemos a la Coordinación General de Modernización Administrativa, que está desarrollando también los procesos (desde mucho tiempo atrás) para innovar, crear y simplificar –en beneficio de los contribuyentes– el pago de sus impuestos de manera más cómoda y eficiente, que desde luego es una parte fundamental del ingreso con el que vive y sobrevive el Gobierno de la Ciudad. Hay muchos planes que vamos a seguir trabajando con la Secretaría de Finanzas, la Secretaría de Economía y varias de las dependencias públicas que integran la administración del Gobierno de la Ciudad de México.
EL DESAFÍO DE LA CONTINUIDAD
Vienen dos años de un trabajo muy fuerte para la administración. ¿Qué tipo de mecanismo están considerando para garantizar que estos esfuerzos –que han sido muy grandes– puedan continuar y permanecer en la siguiente administración que llegará en 2018?
De hecho, ya tenemos una ley en materia de gobernabilidad informática y de sistemas, que nos ha permitido ir creando el marco legal y la obligatoriedad para llevar a cabo todos estos procesos. Y, desde luego, aparejado a esto, viene también el hecho de que hoy el Jefe de Gobierno de la Ciudad de México, Dr. Miguel Ángel Mancera, es el presidente del Comité de Informática de la Administración Pública Estatal y Municipal (CIAPEM). Estamos iniciando un año de trabajo muy importante a nivel nacional y a nivel local para seguir creciendo en materia de tecnologías y, por supuesto, en la innovación y creatividad de procesos administrativos con tecnologías.
No descarto que haya un riesgo en materia de quienes en su momento pudieran no entender estos procesos y que quisieran regresar a culturas que, la verdad, poco van a aportar porque ya son paradigmas superados. Pero, para eso, también tenemos a la Contraloría General, que es un órgano no nada más de evaluación, sino normativo, que cuida todos estos procesos que han sido reconocidos. Hoy lo importante es que veamos la mecánica y la fórmula para que la Contraloría General y la Auditoría Superior los reconozcan como parte de una administración necesaria para las siguientes etapas de gobierno, en otros nuevos procesos a futuro.
Hay una densidad poblacional que no es tan fácil atender en cuestiones de tecnología. ¿Cuál ha sido el principal motor de estos fuertes retos y los cambios que se han hecho al día de hoy en la Ciudad de México?
Yo lo atribuyo básicamente a quien dirige la administración de la Ciudad de México, su gobernabilidad, su seguridad: es el Dr. Miguel Ángel Mancera, un hombre que ha visualizado cómo quiere que sea la administración de la capital en 2018 y quien, desde 2012, ha venido trabajando en todos estos procesos. No nada más estamos trabajando hacia el interior de la administración, sino también con las delegaciones.
Un ejemplo: la Delegación Iztapalapa va a inaugurar su Aldea Digital de forma permanente, a fin de que esté al alcance de miles de estudiantes de secundaria, preparatoria y universidad. Esto es parte de los procesos que el Jefe de Gobierno determinó para los parques y plazas públicas: que haya internet gratuito, y lo mismo se tiene en el centro de la Delegación Iztapalapa, que en Avenida Mazaryk o Paseo de la Reforma. Ya son muchos los centros en donde se cuenta con internet y Wi-Fi gratuitos.
Recientemente, el Jefe de Gobierno dio a conocer la tarjeta para adultos mayores, la cual no sólo se convierte en su monedero, sino en un instrumento de pago y descuentos, mediante convenios con empresas de alimentos y entretenimiento.
En fin, la administración pública del Gobierno de la Ciudad de México todos los días está innovando y construyendo plataformas, apps, mejoras y nuevos procesos de digitalización, así como reduciendo significativamente procesos vía papel para la incorporación digital. Para ello, nos estamos apoyando en un gran equipo de personas con una capacidad probada y estudios específicos en tecnología, con quienes hemos formado un equipo de talentos a cargo del maestro Alberto Olivas como Director General de Gobernabilidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones. Esa es la clave, es la dirección quien ha establecido cómo deben ser las políticas para el Plan de Desarrollo para el Gobierno de la Ciudad de México 2012-2018 y cuáles son los ejes rectores en materia de seguridad y procuración de justicia, pero también, desde luego, en materia de innovación y modernización.