El trabajo es algo que hacemos, no un lugar al que vamos[1]
Microsoft
Recientemente hemos vivido tiempos difíciles en términos medioambientales. En este contexto, nuevamente se ha señalado al esquema de Trabajo en Casa como una alternativa viable para mitigar esta situación. Este esquema ha sido exitoso para algunas organizaciones del sector privado y público, sus beneficios, de acuerdo con distintos estudios y encuestas, impactan en al menos 4 sentidos: incrementan la productividad, permiten la flexibilidad, generan ahorros para la empresa y el trabajador, y mejoran la calidad de vida de los empleados[2].
¿Qué es el Trabajo en Casa o Teletrabajo?
En este artículo citaremos al Trabajo en Casa sin distinción del teletrabajo o trabajo a distancia, con la intención de englobar distintas posibilidades de trabajo afuera de oficina. El concepto viene de sus similares en inglés “telecommuting” y “telework”, desde inicios de los 70, su pionero fue Jack Nilles[3] en 1973.
El Trabajo en Casa consiste en un esquema donde los empleados de una organización pueden laborar en un lugar diferente a la oficina convencional. Se apoya en la utilización de tecnologías de la información y comunicaciones (TICs): computadoras fijas o portátiles, Internet, telefonía celular o fija, cámaras digitales, entre otras.
De acuerdo con el Libro Blanco de Teletrabajo en Colombia, existen al menos 3 modalidades de Trabajo en Casa:
- Teletrabajo autónomo: Trabajo que se realiza por un empleado desde cualquier lugar elegido por él, diferente a la oficina.
- Teletrabajo suplementario: Trabajo que se realiza alternando la oficina y un lugar diferente, en distintos días a la semana.
- Teletrabajo móvil: Trabajo que se realiza fuera de la oficina con ayuda de dispositivos móviles.
Trabajo en casa ¿por qué ahora?
El Trabajo en Casa no es nuevo, aunque hasta hoy no existían consideraciones serias sobre su implementación en el sector público. ¿Por qué ahora se retoma como una acción viable?
En políticas públicas existe una agenda[4] o “cartera imaginaria” de proyectos que han sido valorados recurrentemente pero que no han sido considerados definitivamente por los tomadores de decisiones. Éstos suelen “renacer” por distintos motivos, uno puede ser un evento coyuntural o “crisis”, que los convierte en opciones “a la mano” para responder rápidamente ante una contingencia, este es el caso del Trabajo en Casa, ante la situación medioambiental.
¿Cuáles con los Riesgos?
Existen riesgos importantes cuando se retoman estrategias “dormidas” en la agenda de manera coyuntural, ya que a pesar de haberse considerado como “buenas ideas” anteriormente, en algunos casos nunca se valoraron técnicamente para una implementación real.
Julio Franco, en su libro Diseño de Políticas Públicas, dedica parte de la introducción a los llamados Elefantes Blancos, a los cuales define como: un acto de autoridad al que se le destinan recursos públicos sin un beneficio social, ya sea que acaben en obras, programas o proyectos gubernamentales.
Según el autor, en el gobierno existen “buenas ideas” que no generan buenos resultados, justo por la falta de análisis técnico en su diseño y puesta en marcha. Es verdad que en el ámbito gubernamental no siempre se tiene tiempo para realizar grandes diagnósticos y estudios, sin embargo, es indispensable cambiar la dinámica usual de toma de decisiones a una más controlada y menos riesgosa.
El gobernante debe advertir que una acción soportada técnicamente es menos peligrosa que una sin sustento, y que ésta última es menos conveniente incluso que no hacer nada ante la propia eventualidad.
¿Cómo pasar de la idea a la Implementación?
Con la intención de apoyar puntualmente a la adopción del esquema de Trabajo en Casa en el sector público, citaré algunas consideraciones técnicas que pueden tomarse en cuenta al momento de su implementación. No se trata de una “receta”, ni mucho menos una metodología de implementación, sino consideraciones específicas para este caso que pueden servir para pasar de la idea a una aplicación concreta.
- Encontrar las razones para implementar el Trabajo en Casa.
El entusiasmo o la presión pueden empujar a tomar decisiones apresuradas, sin embargo, no va a servir de nada iniciar, sin una noción real de lo que se quiere conseguir. Si, por ejemplo, se busca mitigar la contingencia ambiental, tendrían que considerarse desde el inicio aspectos para medir este resultado, como número de carros que dejarán de usarse, cantidad de CO2 que implica, por mencionar algunos. No tomar en cuenta esto provocaría que no se puedan dar cuentas sobre esta acción, convirtiéndola en una “ocurrencia” más de gobierno.
Puede tenerse más de un objetivo, pero entre más elementos involucrados haya, más compleja será la medición y rendición de cuentas. Ahora bien, si tener múltiples objetivos puede originar una estrategia difícilmente controlable, no tener claro el objetivo a alcanzar es inaceptable en términos de acción pública.
- Elegir bien los distintos universos
Una vez definidas las razones para echar a andar el Trabajo en Casa, deben identificarse los actores susceptibles a incluirse. Por ejemplo, hablando nuevamente del tema ambiental, la elección incluiría criterios de lejanía, uso de automóvil o similares. Cosa distinta si el programa se vinculara a los derechos laborales o humanos, género, productividad o calidad vida.
Es posible que, definido el universo en términos personales, deba hacerse una segunda discriminación para saber cuáles sí podrán incluirse de entre las directivas, supervisión, operación o proyectos. Y considerar las que por su naturaleza deberán excluirse, como: atención al público, servicios, salud, seguridad o emergencias, por citar algunas.
- Identificar si se está preparado tecnológicamente
Una vez determinados los actores, hay que identificar los elementos requeridos. No es secreto que el sector público no destaca por incluir tecnología de punta en muchas de sus agencias. Existen algunas que han tenido avances considerables, pero hay otras con miles de empleados que no cuentan con hardware y software para sus labores diarias. El gobierno u organización implementadora debe preguntarse si existe recursos disponibles y, en su caso, cómo obtendrá los que no se tengan.
Adicionalmente, deben tomarse en cuenta otros requerimientos técnicos, como la existencia de planes de trabajo o herramientas para dar seguimiento a los proyectos y tareas diarias que permitan controlar la operación de las organizaciones. Iniciar acciones sin metodologías básicas para realizar y controlar la productividad, posiblemente arrojará resultados no deseables.
- Pensar en términos institucionales
La acción pública tiene especificidades que no se pueden pasar por alto. Una de ellas es el tema de seguridad de la información. Si bien el uso de herramientas disponibles en el mercado baja el costo y acelera la acción, no garantiza totalmente el resguardo de datos personales, resoluciones jurídicas u otras.
Por otro lado, será necesario revisar las normas laborales que rigen al implementador, para que las acciones impulsadas sean consistentes. En caso de detectar barreras normativas, será mejor realizar rápidamente cambios que estén al alcance, que activar una estrategia inviable jurídicamente.
- Hacerlo gradualmente.
No hay nada más peligroso que aplicar, de manera generalizada, un proyecto con implicaciones operativas y culturales que no ha sido probado. Lo más prudente será ir poco a poco, empezar en áreas focalizadas para probar los primeros efectos y seguir con pocas organizaciones completas con características específicas. De tal forma que paso a paso se vaya replicando una idea que haya ido perfeccionándose por la práctica y los aportes de los servidores públicos involucrados que viven día a día la nueva forma de trabajo.
- Comunicar efectivamente
Este punto implica el exterior y el interior. La acción pública debe comunicarse claramente; si lo que ha decidido hacerse es una prueba piloto del nuevo esquema, es necesario comunicarlo en ese sentido. Es común que gobernantes y técnicos experimenten ansiedad por el sentido de oportunidad y por mostrar ideas innovadoras, pero será mejor informar los alcances del tiempo y la forma para no generar una expectativa que sea perjudicial al cabo de poco tiempo.
De manera interna será necesario explicar fácilmente la nueva forma de trabajo. Se pueden emitir manuales gráficos o folletos informativos sobre los criterios y reglas elementales. Si se está en fase de prueba, es bueno emitir la información definitiva una vez que se hagan los ajustes necesarios.
- Dar pasos firmes para que sea viable en el tiempo
Si la estrategia es buena, cuida que no se convierta en pasajera o de moda. Documenta la práctica para que se sostenga en el tiempo. Sin ánimo de sobrerregular, incluye menciones de la práctica en la norma existente que apuntalen sus objetivos; no la satures de detalles, recuerda que el marco de trabajo actual puede no ser el mismo que el futuro, más cuando involucra tecnología. Mantén la práctica como una alternativa viable pero no obligatoria, se trata de adoptar una mejora y no de imponer una medida que puede dejar de ser funcional en poco tiempo.
Finalmente, debes recordar que no todos los gobiernos ni organizaciones son iguales. Lo que funciona para uno puede no funcionar en otro, y en esto no hay nada de malo. Considerando que en el gobierno lo más importante es realizar la acción pública de una manera responsable y efectiva, los resultados deben predominar por encima de los métodos de trabajo, si no hay beneficio social o se corre riesgo de decrecer la productividad de una organización de cara a esta propuesta, lo mejor sería dejar las cosas como están.
[1] Frase recuperada de la página de Microsoft (2012). “Ordinary Or Extraordinary?”. My Career. Fairfax Media. Retrieved29 June 2012.
[2] Según Telework Research Network, existen incentivos para que empleados del gobierno y el sector privado quieran trabajar desde casa. 67% piensan que evita traslados; 58% opinaron que les permitiría ahorrar dinero y 30% finalmente mencionó que permitiría tener mayor flexibilidad. Durante el mes de mayo, Manpower Group Publicó que la productividad podría incrementarse hasta en 57%.
[3] “Jack Nilles”, jala.com (JALA International), September 26, 2011, retrieved August 11,2012
[4] W.Parsons. Politicas Públicas: Una introducción a la teoría y la práctica del análisis de políticas públicas. FLACSO-México. Capítulo II