Es la piedra angular y transversal, tanto de la administración digital como de la transparencia. Nos referimos al archivo electrónico y soportamos la afirmación apoyados en tres argumentos que se corresponden con tres acepciones de ese concepto amplísimo que es transparencia o, si prefieren, tres paradigmas de la misma:
1. Lucha contra la corrupción
Se dice, no de forma errónea pero sí incompleta, que la transparencia es buen arma contra la corrupción porque la información se publica. El problema es que la mayoría de los documentos e informaciones no se publican.
Es cierto que en el estricto cumplimiento del principio de publicidad activa, algunos de ellos sí lo hacen y esto es precisamente lo positivo de la administración electrónica: los expedientes y todos sus documentos nacen electrónicos, algunos de ellos se publican y notifican, pero como mínimo, todos se registran.
Lo electrónico deja rastro, todo queda almacenado. El archivo electrónico es prácticamente incompatible con la corrupción porque almacena información en condiciones de la máxima fehaciencia.
2. Derecho de acceso a la información
Para hacerlo efectivo, es imprescindible que se establezca un sistema lo más automático posible, que “beba” de un archivo electrónico.
Si los documentos no se digitalizan, puede ocurrir, y sería inaceptable, que reconozcamos el derecho de una persona a acceder a determinada información, pero que, aún siendo procedente, no facilitemos la información porque “no hemos encontrado” el documento que solicita (o sí, pero está deteriorado y lleno de telarañas).
3. Legalidad/seguridad jurídica
Un archivo electrónico no es cualquier cosa. Se sitúa en la cúspide de la legalidad, fehaciencia y seguridad jurídica, y el cumplimiento de una serie de principios que deben garantizarse precisamente a partir del cumplimiento previo y sine qua non del Esquema Nacional de Seguridad, de la ciberseguridad y de la protección de datos.
Sin embargo, no será fácil para las AAPP cumplir el artículo correspondiente de la Ley de Procedimiento, como la que existe en España, pero si lo hacen tendrán media ley implantada y tres cuartos de la Ley de Transparencia.
Dicho precepto es exigente, pues los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará, en todo caso, la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
En cualquier caso, los medios o soportes en que los documentos se almacenen deberán contar con medidas de seguridad (de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, por ejemplo) que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.