El Senado de la República lanzó en 2014 la Alianza para el Parlamento Abierto en México, conformada por el Congreso de la Unión, el Instituto Federal de Acceso a la Información (IFAI) y organizaciones de la sociedad civil, buscando tener mejores parlamentos.
Mientras que esta necesidad se abordó en el Ejecutivo desde los años 90, tanto a nivel federal como estatal, el Poder Legislativo ha sido una de las últimas instituciones en incorporarse a la corriente modernizadora del sector público.
Con el sentido de la urgencia que esta iniciativa representaba, aunado a la necesidad de devolver la confianza ciudadana hacia el Poder Legislativo, la Junta de Gobierno y la Coordinación Política de la LXIII Legislatura del Congreso del Estado de Guanajuato tomó el reto de implementar en su totalidad los Principios del Parlamento Abierto en el período comprendido entre 2015 y 2018.
La ciudadanía al centro
Para realizarlo, se diseñó un modelo integral de gestión del cambio dirigido en tres líneas horizontales: Parlamento Abierto, Congreso Cercano y Congreso Digital, unidas mediante un eje vertical de cambio cultural, este último de carácter estratégico para conseguir el objetivo de implementación del cambio en el período de tres años.
El método de trabajo fue la investigación-acción para diagnosticar sistemas y procesos, definir acciones, monitorear resultados y aplicar medidas que aseguraran los objetivos. De igual forma, se hicieron diagnósticos de la capacidad tecnológica instalada, los sistemas de información en uso, las necesidades de tecnología, la fusión de aplicaciones y los sistemas.
Otros diagnósticos fueron el de clima organizacional, el marco normativo interno para impulsar los principios de parlamento abiertos, los medios de participación ciudadana y mecanismos de participación.
El Poder Legislativo puso a la ciudadanía en el centro del modelo de modernización e implementó la operación de una línea de atención telefónica, la inserción de un chat, una página web y una plataforma de WhatsApp, así como un sistema de información de atención ciudadana.
De este modo, se podría brindar información y responder dudas sobre la Administración Pública, con vistas a constituirse en el medio ideal para resolver cuestionamientos sobre el proceso y las funciones del Poder Legislativo Estatal.
Los efectos del Congreso Cercano y Digital
En primer lugar, notamos el empoderamiento de las personas que operan estas herramientas, lo cual alineó en el área institucional una serie de procesos y actitudes para proveerles información oportunamente, ya que este equipo constituiría parte del rostro del Congreso Cercano.
Dicha demanda de información se tradujo en la innovación de procesos de gestión documental y modernización del archivo, que se complementó con la introducción de herramientas digitales al proceso legislativo.
Así, a la estrategia de Congreso Cercano, le siguió la Estrategia de Congreso Digital, conscientes de lo imposible que es estar cerca de la ciudadanía si los procesos internos obstruyen la generación y disponibilidad de información.
Ante ello, el sistema de gestión documental permitía el seguimiento a la trayectoria de cada iniciativa en proceso. Con ello se buscó generar un expediente parlamentario y documentos de carácter administrativo; en ambos casos, los documentos, al final del procesamiento, convergían en el sistema de archivo para su almacenamiento histórico o de concentración, así como con la aplicación de firma electrónica.
Entre las funciones generadoras de información básica en el Poder Legislativo, se encuentra el conteo de las votaciones en el Pleno. Por ello, la LXIII Legislatura puso en marcha el sistema de voto electrónico, vinculado al sistema de información parlamentaria.
La capacidad de automatizar actividades para optimizar las funciones de las personas que trabajan en el Legislativo es el término que mejor define los avances en la modernización del Congreso del Estado de Guanajuato durante la LXIII Legislatura.
El archivo histórico, en su totalidad, se puso a disposición del público a través de la página web, así que las iniciativas de Ley podían ser consultadas y retroalimentadas a través del sitio. Asimismo, el acervo videográfico de las reuniones de Comisiones y sesiones del Pleno se preparó para estar disponible en YouTube, agilizando la elaboración de la versión estenográfica de las sesiones.
De igual forma, la función de notificación legislativa en el Estado se automatizó mediante el uso de la firma electrónica. Para ello, el Congreso logró el reconocimiento como autoridad certificadora y expidió certificados para los destinatarios más recurrentes en los municipios de la entidad, así como de los otros poderes.
Todo lo anterior contribuyó, además, a reducir el número de sistemas informáticos hacia el final de la Legislatura, respecto a los que estaban en operación al arrancar el período. Así, la transformación del Congreso del Estado de Guanajuato en este periodo representó un parteaguas en la cultura parlamentaria, donde el equipo de personas que asumió como propia la necesidad de cambio participó activamente en el diseño, desarrollo, capacitación y lanzamiento de nuevas plataformas de información en la era digital 2.0.
En colaboración con:
Marco Vinicio Herrera Ramos
Licenciado en Relaciones Industriales. Cuenta con 17 años de trayectoria en el servicio público. Se desempeñó en la instrumentación de la Ley y Reglamento de Planeación del Estado, Servicio Civil de Carrera y Sistema de Recursos Humanos, así como en la Ley de Mejora Regulatoria, el Consejo de Ética y los Programas de Mejor Atención y Servicio (MAS) y el de Manejo Ambiental. Actualmente presta servicios para el diseño de programas de capacitación y mejoramiento de la gestión pública.