Para materializar los propósitos del Buen Gobierno es fundamental el uso y aprovechamiento de las Tecnologías de la Información por parte del Estado, las empresas y los ciudadanos. Esto permite lograr mayor transparencia en las actuaciones, alcanzar mejores niveles de eficiencia en la gestión pública, elevar la participación y proveer mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad.

Por lo anterior, el Ministerio TIC estructuró – dentro de su proyecto de Fortalecimiento de las Tecnologías de la Información en la gestión del Estado y la información pública- una línea de acción para la optimización de la inversión en Tecnologías de la Información – TI. Este frente busca mejorar los procesos de contratación de bienes y servicios relacionados con TI en las entidades del Estado.

El Acuerdo Marco de Precio (AMP), creado en la Ley 1150 de 2007 y desarrollado especialmente mediante el decreto 1510 del año 2013, establece las condiciones bajo las cuales los proveedores deben prestar servicios o entregar productos, y la forma cómo las entidades públicas deben contratarlos. El AMP es un contrato entre un representante de los compradores, la Agencia Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente (CCE), y uno o varios proveedores, que contiene la identificación del bien o servicio, el precio máximo (techo) de adquisición, las garantías mínimas y el plazo mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse al acuerdo.

De manera paralela a la celebración de los diferentes Acuerdos, La agencia CCE desarrolló instrumentos tecnológicos para facilitar los procesos de contratación pública, a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC): http://www.colombiacompra.gov.co/es/tienda-virtual-del-estado-colombiano.

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Además de ofrecer el acceso a los catálogos de bienes y servicios que se pueden adquirir, este sitio web ofrece amplia información detallada para entender mejor los AMP. Allí se encuentran publicados además manuales, guías, cartillas (ver gráfica 2), procedimientos, videos, formularios, cifras, estadísticas, y se pueden presentar peticiones, quejas, reclamos y denuncias, entre otros.

Como resultado de esta notable labor de equipo se está creando una transformación cultural en la forma cómo el Estado compra, dado que se ha alcanzado un mayor valor por el dinero público invertido por las Entidades del Estado al hacer compras más eficaces, eficientes y económicas, convirtiéndose en ejemplo claro y contudente de la materializacion de los propósitos del Buen Gobierno.

Actualmente las Entidades Estatales disponen de los siguientes AMP de TI para solicitar los servicios a través de órdenes de compra.

  • AMP de conectividad – Adjudicado por licitación pública a 10 proponentes.
  • AMP de nube pública – Adjudicado por licitación pública a 7 proponentes.
  • AMP de nube privada – Adjudicado por licitación pública a 8 proponentes.
  • AMP de centro de contacto – Adjudicado por licitación pública a 7 proponentes de servicios de “core” y a 2 proponentes de servicios básicos.

Antes los procesos de contratación que tenían que hacer las entidades -muchos de ellos por licitación- tardaban entre 4 y 7 meses desde su estructuración hasta su adjudicación, pero además los mismos tenían grandes diferencias en términos cualitativos en función de la capacidad e idoneidad que tuviera la respectiva entidad, lo que representaba en muchos casos dificultades problemas en los procesos de selección o aún peor, respecto a las características y calidades de los bienes y servicios adquiridos. Actualmente, los procesos pueden tomar unas pocas semanas desde su estructuración hasta su adjudicación, dado que las condiciones técnicas, los niveles de servicio y la estructuración modular de opciones, brinda gran flexibilidad a las entidades y la calidad está garantizada por cuanto los procesos se realizaron con un equipo interdisciplinario experto en Compras Públicas de TI.

Por cada AMP el sitio web de la tienda virtual ofrece información detallada sobre condiciones generales, cómo identificar las necesidades de la entidad, fichas técnicas, catálogos, cómo comprar los servicios, enlaces de interés y simuladores de servicios para efectuar pre-cotizaciones de manera previa a la colocación de las órdenes de compra.

En particular para los AMP de bienes y servicios de TI las entidades deben utilizar el simulador para estructurar su compra. El simulador es una herramienta que se brinda a los usuarios compradores de la tienda virtual del Estado colombiano para estructurar el escenario que requiere su Entidad, identificar los servicios que lo componen y visualizar una simulación de precios.

Hay que tener en cuenta que los precios que arroja el simulador son valores de referencia obtenido a través de los precios “techo” que tienen los proveedores habilitados en el respectivo acuerdo, pues el valor definitivo sólo lo podrá tener la Entidad Compradora cuando reciba formalmente las cotizaciones y que siempre deriva en un valor inferior al inicial. También el simulador se usa para para cargar de manera masiva los artículos en la solicitud de cotización, evitando tener que interactuar en un sitio web navegando por el catálogo para seleccionar los diferentes elementos para pedir la cotización, lo cual reduce de manera significativa la emisión de solicitudes de cotización.

Teniendo en cuenta la importancia de facilitar la adopción de este nuevo modelo de compra en las entidades, el Ministerio de TIC ha venido ejecutando una estrategia apropiación denominada “Plan Prepárese” cuyo objetivo es brindar un acompañamiento a las Entidades Estatales en la utilización de los Acuerdos Marco de Precio de TI, el cual arroja como resultado 71 entidades acompañadas en el 2014 de las cuales 33 colocaron órdenes de compra a través de la tienda virtual y para el 2015 llevamos un total de 77 entidades en proceso de acompañamiento de adopción.

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Las adjudicaciones realizadas por parte de las Entidades Estatales en el 2015 representan más de 52.0001 millones de pesos colombianos lo que aumenta el valor total de las órdenes de compra por acuerdos marco de TI, el cual asciende a más de 237.0002 millones de pesos colombianos según lo confirma el reporte de Colombia Compra

Eficiente; esta cifra representa aproximadamente el 37% del total de las órdenes de compra adjudicadas por la tienda virtual del estado colombiano. Así mismo, desde el 2014, 86 entidades han adjudicado sus órdenes de servicio de TI a través de la tienda virtual del Estado Colombiano sin embargo estas cifras continúan en ascenso debido a las cotizaciones en curso que están adelantando las entidades públicas con los diferentes proveedores.

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Las Entidades Estatales del orden nacional están obligadas a comprar los bienes y/o servicios definidos en los catálogos de los AMP, sin embargo, las Entidades del orden territorial también lo pueden hacer aunque no se encuentren obligadas a hacerlo. A la fecha, el sector de la Inclusión Social y Reconciliación, es el sector que más recursos ha invertido en la adquisición de servicios de TI a través de los AMP para Conectividad, centro de datos, nube pública, y centro de contacto. Así mismo, La Alcaldía de Armenia, la Dirección Territorial de Salud de Caldas y la Corporación Autónoma Regional del Río Grande de la Magdalena, son entidades del nivel territorial y han comprado conectividad por AMP.

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La Tienda Virtual del Estado Colombiano También dispone de otros mecanismos de agregación de demanda específica los cuales permiten obtener mayor valor por dinero en el sistema de contratación pública al eliminar costos de intermediación, hacer más ágil y simple la contratación, permitiendo generar información sobre su costo final. Tal es el caso del convenio firmado con Oracle, el cual le permitirá a las Entidades Estatales adquirir servicios de licencias, actualización y mantenimiento de las mismas entre otros, exclusivamente para aquellas entidades que tengan base instalada, es decir, que disponen de soluciones de este fabricante y requieren hacer procesos tales como actualización de licencias (Detalles en http://www.colombiacompra.gov.co/es/otros-instrumentos-de-agregacion-de-demanda).

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Entre las Entidades Estatales que ya se han beneficiado de este convenio con Oracle están el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Ministerio de TIC y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales las cuales colocaron ordenes de compra por valor de más de 7.9003 millones de pesos colombianos.

El comportamiento de la colocacion de ordenes de compra para los AMP de TI a través de la TVEC se muestra en la siguiente gráfica 6. En ella se observa que el mayor número de órdenes se colocaron en Diciembre del 2014 producto del cierre de año para garantizar la continuidad de la operación para el año siguiente así como también se puede observar una disminución de compras en el mes de Enero de 2015, debido a que el presupuesto aún no estaba disponible en las entidades.

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Otro tema importante a considerar son los ahorros en los que las entidades beneficiarias han incurrido al suscribir este tipo de acuerdos, el cual se calcula en un promedio del 35% aproximadamente, lo cual le ha permitido a las Entidades Estatales ordenar más servicios y conseguir mejores beneficios.

El plan de trabajo a desarrollar en el 2015 contempla la implementacion de los siguientes acuerdos marcos de TI:

  • AMP de adquisición de equipos terminales y periféricos (ETP).
  • AMP de arrendamiento de equipos terminales y periféricos (ETP).
  • AMP de licenciamiento para gobierno ( v.gr: Microsoft ).
  • AMP Talento de TI:
  • Arquitectura y diseño de nube
  • Expertos TI
  • Interventoría o supervisión.

El plan del 2015 también contempla la permanente actualización de los AMP vigentes, mediante la inclusión de nuevas líneas de servicios ya sea por solicitud de las Entidades Estatales o por ampliación del portafolio de los proveedores adjudicados cuando por ejemplo se dispone de una nueva tecnología o capacidad.

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La Optimización de Compras Públicas de Tecnologías de la Información en Colombia
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Sobre El Autor

Ingeniero de Sistemas de la Universidad Católica de Colombia con especialización en Gobierno y Control del Distrito Capital de la Universidad Externado de Colombia y candidato a Doctor en Ingeniería Informática de la Universidad Pontificia de Salamanca – España. Como Director de Estándares y Arquitectura de TI, Tiene dentro de sus funciones, el diseño e implementación de las políticas públicas de Tecnologías de la Información que modernicen y transformen las plataformas tecnológicas del Estado, buscando garantizar la efectividad de la gestión y la interoperabilidad entre los sistemas de Tecnologías de la Información con seguridad y privacidad de la información, así como analizar y proponer directrices de Tecnologías de la Información que cumplan los parámetros requeridos en materia de información estatal, de seguridad y protección de la información, coordinando con las entidades pertinentes en los temas de su competencia.

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