¿Por qué tantas implementaciones de software en el sector público fallan, se estancan o nunca alcanzan su máximo potencial? ¿Están comprando el software incorrecto, utilizando la empresa consultora equivocada o es algo completamente diferente?
Tuve la oportunidad única de implementar con éxito el software empresarial en una gran ciudad y ahora trabajo para una compañía que vende software de capital humano al sector público. Estas experiencias me han llevado a algunas conclusiones.
Primero, que no se puede negar que el sector público es complicado. Es como un sólo empleador que cubre múltiples industrias. Cada una de esas industrias tiene necesidades y procesos comerciales claramente diferentes.
Por ejemplo, en muchos casos pueden tener diferentes sindicatos u otros acuerdos que son exclusivos de su agencia específica. Si su estado, ciudad o condado tiene recursos humanos centralizados o descentralizados, la nómina y/o las finanzas también tendrán un impacto directo en la forma en que aborda una nueva solución o proyecto.
En segundo lugar, que no podemos asumir que el proveedor de software realmente comprende cómo entregar con éxito en el sector público. Es importante hacer a los proveedores algunas preguntas aclaratorias antes de comprometerse con cualquier acuerdo:
- ¿Tienen experiencia implementando en el sector público?
- ¿Existen referencias con las que se pueda hablar?
- ¿Cuentan con expertos en la materia que entiendan los desafíos únicos que vienen con las implementaciones en el sector público?
Al tomar la decisión de adquirir una nueva solución de administración de capital humano, hay algunos pasos que pueden tomarse con anticipación:
1. Si es posible, revisa tus procesos y políticas comerciales antes de emitir la solicitud de propuesta y de comenzar con la implementación. Hacer ese trabajo antes de tiempo ahorrará muchos dolores de cabeza en el futuro. Algunas razones para hacerlo son:
- Puede haber políticas y procesos que se utilizan en varias agencias que no se alinean con los procesos centralizados.
- Si necesitas cambiar las políticas, necesitarás tiempo para pasar por el procesos de realizar dichos cambios. En general, esto no es algo que se pueda hacer rápidamente y, como resultado, no querrás que tu proyecto se demore.
- No deseas replicar procesos incorrectos o procesos manuales en la nueva solución. Esta es una gran oportunidad para hacer cambios que beneficiarán a la organización.
2. Identifica las fechas bloqueadas que tendrán un impacto en el proyecto. Esto podría incluir cosas como eventos, vacaciones, proyectos competitivos, entre otros. Al identificarlos por adelantado, se pueden incorporar al plan del proyecto y no crear retrasos inesperados.
3. ¿Quién puede ayudarte a manejar la gestión del cambio? Identifica a los defensores del cambio en las diversas agencias que se verán afectadas por éste. Asegúrate de que estén conectados y el proceso irá mucho mejor.
4. Comienza a pensar en tu estrategia de entrenamiento. Esto incluye cosas como:
- ¿Dónde se llevará a cabo la capacitación? Los salones son difíciles de encontrar en el sector público, por lo que la planificación garantizará que tengas las instalaciones adecuadas para impartir la capacitación.
- ¿Quién ayudará a impartir la capacitación? ¿Es un entrenador?
- ¿Puedes utilizar pasantes para ayudar con el entrenamiento?
5. Desarrollar una estrategia de comunicación. Cuanta más comunicación, mejor. Con cambios como este es importante comunicar tanta información como sea posible. Esto también ayudará con la estrategia de gestión del cambio.
6. Crear un Comité Directivo con representación de los diferentes interesados.
7. Establecer patrocinio ejecutivo. En ocasiones, los patrocinadores ejecutivos pueden participar durante el proceso de adquisición, pero no durante toda la implementación. Es importante establecer quién tiene la autoridad para aprobar cambios o ayudar cuando hay un desacuerdo.
Claramente, hay muchos más elementos que deberían formar parte de la lista, pero centrarse en algunos de los conceptos básicos te proporcionará una base sólida a partir de la cual podrás construir tu propia lista de verificación de proyectos/implementación.