Durante los últimos quince años, he tenido la oportunidad de pararme en un estrado y hablar sobre distintos temas, en su mayoría relacionados con la tecnología y sus implicaciones sociales y de negocio. En todo este tiempo, he vivido grandes y memorables experiencias, algunas no tan gratas y otras un poco más cómicas y divertidas, pero todas llenas de aprendizaje y reflexión.
Me gustaría comenzar por aclarar que ponencia, conferencia y disertación no son sinónimos, y que en este artículo estaré hablando estrictamente del término conferencia, entendido como la exposición en público de un tema o asunto, mientras que ponencia es la presentación de un tema concreto ante un conjunto de personas reunidas para discutirlo entre todos y extraer conclusiones, y disertación consiste en tratar detenidamente una materia que se conoce bien, especialmente exponiéndola en público.
¿Cómo preparar una conferencia?
Antes de pensar siquiera en la presentación, será muy importante esclarecer qué deseamos exponer y asegurarnos de que estamos lo suficientemente preparados para responder a las dudas e inquietudes de la audiencia, pues seguramente las habrá.
Si buscamos en internet, encontraremos muchas sugerencias sobre cómo realizar una presentación de manera de adecuada, pero yo en lo personal empleo la siguiente dinámica:
1. Qué, por qué y cómo
Aunque parezca demasiado obvio, siempre es bueno definir con toda claridad lo que queremos comunicar y la razón de hacerlo, pero sobre todo pensar qué queremos que ocurra con la audiencia.
Para ello, será importante definir perfectamente el contenido de la presentación mediante la resolución de algunas preguntas clave:
- ¿Qué daremos a conocer?
- ¿Por qué es importante?
- ¿Qué deseamos que haga la audiencia con lo expuesto?
- ¿La información ya está disponible en internet o en algún tipo de publicación?
- ¿Es contenido totalmente nuevo?
- ¿Se ofrecerá una síntesis?
- ¿Cuál es la mejor manera de lograr que la audiencia capte el mensaje
2. Contrarreloj
Es altamente recomendable elaborar una especie de guión que incluya todos los puntos a tocar sobre el tema central y que nos provea de una idea clara de lo que se dará a conocer en las láminas o diapositivas (entre menos tengamos, mejor; no queremos cansar a la audiencia).
Probablemente la lista de subtemas se haga más larga de lo que pensábamos y este es el momento ideal para seleccionar aquellos que son indispensables.
3. La audiencia
Identificar quiénes van a escuchar nos permitirá establecer el enfoque, el lenguaje y la profundidad del tema, lo que podemos dar por sentado y lo que se puede omitir sin causar confusión.
No es lo mismo hablar ante un público de perfiles diversos donde el lenguaje debe ser genérico, que exponer ante una audiencia de expertos en donde el lenguaje deberá ser preciso y especializado.
4. Vigencia y actualizaciones
Cuando eres conferencista debes ser consciente de que tu audiencia te verá como referencia en el tema que presentas, por lo que será de suma importancia estar actualizado.
Dedica tiempo a investigar si han surgido novedades del asunto que estás abordando y, de ser así, inclúyelas en tu exposición.
5. La práctica hace al maestro
Una vez que has identificado y trabajado cada uno de los temas y subtemas que tocarás durante la conferencia, no queda más que ensayar.
Mide los tiempos, analiza cuándo debes hacer pausas para reforzar el mensaje y, si el tipo de evento lo permite, recurre a chistes para romper el hielo.
6. Cierre de impacto
Las conclusiones, aunque se presentan al final, son centrales en una conferencia. El cierre consiste en la integración de la información presentada en uno o dos puntos principales.
En ocasiones resulta útil concluir con un llamado a la acción o call to action para invitar a la audiencia a investigar sobre lo abordado.
7. Bonus
Por ningún motivo leas tus diapositivas; hacerlo denota una pobre preparación, además de que rompe la conexión con la audiencia y la aburre.
Recuerda que las diapositivas, los videos o cualquier otro tipo de material te servirán únicamente como apoyo, ya que el punto central debe ser el conferencista y los conocimientos que tiene para ofrecer.